“Persone autorizzate” e “Soggetti designati” nella protezione dei dati personali.

L’introduzione, nel novellato D. Lgs. 196/03, dell’art. 2-quaterdecies: Attribuzione di funzioni e compiti a soggetti designati integra il disposto di cui all’art. 29 del GDPR.
Dalla comparazione fra il Reg. UE 679/2016 ed il nuovo Codice Privacy si riscontrano, però, delle differenze che suggeriscono qualche chiarimento.

Art. 29/679: Trattamento sotto l’autorità del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento:
Il responsabile del trattamento, o chiunque agisca sotto la sua autorità o sotto quella del titolare del trattamento, che abbia accesso a dati personali non può trattare tali dati se non è istruito in tal senso dal titolare del trattamento, salvo che lo richieda il diritto dell’Unione o degli Stati membri.

Art. 2-quaterdecies/196: Attribuzione di funzioni e compiti a soggetti designati
Il titolare o il responsabile del trattamento possono prevedere, sotto la propria responsabilità e nell’ambito del proprio assetto organizzativo, che specifici compiti e funzioni connessi al trattamento di dati personali siano attribuiti a persone fisiche, espressamente designate, che operano sotto la loro autorità.
Il titolare o il responsabile del trattamento individuano le modalità più opportune per autorizzare al trattamento dei dati personali le persone che operano sotto la propria autorità diretta.

 Dal combinato disposto dei suddetti articoli emerge che:

  • all’art. 29 prevale l’elemento fondante delle istruzioni che devono essere fornite per poter trattare dati personali soprassedendo ad aspetti altrettanto fondamentali;
  • “chiunque” può essere, indifferentemente, una persona fisica o una persona giuridica quindi anche un soggetto diverso dal dipendente purché svolga le attività di trattamento sotto l’autorità del Titolare/Responsabile;
  • al contrario, nell’art. 2-quaterdecies, si parla specificatamente di persone fisiche;
  • il richiamo all’assetto organizzativo può riferirsi al coinvolgimento non solo di figure interne ma anche esterne all’insegna dell’adozione delle misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio; ciò coerentemente alla previsione dell’art. 29;
  • l’espressa designazione delle persone fisiche lascia ben intendere l’opportunità di una nomina scritta dei soggetti designati;
  • è data enfasi all’autorità del Titolare/Responsabile sotto la quale le persone autorizzate agiscono e i soggetti designati operano.

Il mio suggerimento è quindi quello di:

  • identificare i soggetti, interni ed esterni, che vengono autorizzati a trattare dati personali in virtù dei trattamenti a loro affidati;
  • identificare, per i soggetti interni, l’unità funzionale di appartenenza;
  • procedere ad una loro designazione scritta specificando i confini delle attività di trattamento autorizzate/affidate;
  • adottare misure di limitazione e contenimento dei margini di manovra dei suddetti soggetti;
  • fornire istruzioni puntuali e adhocratiche valutando differenti livelli di responsabilizzazione;
  • assicurarsi che tali istruzioni siano debitamente documentate.

Identificati i soggetti, occorre attivarsi con i dovuti crismi per la loro più appropriata definizione e organizzazione.

In questo senso, per esempio, il Contitolare, il Rappresentante ed il Responsabile del trattamento dei dati personali sono persone autorizzate, persone fisiche o giuridiche rientrando nell’accezione “chiunque” dell’art. 29. La loro disciplina, però, è specifica e riconducibile, rispettivamente, agli artt. 26, 27 e 28. Sono persone che possono, secondo esigenza, trovarsi inseriti o meno nell’organigramma aziendale.

Qualche esempio?

  • L’Organismo di Vigilanza è un Responsabile del trattamento (RTDP) a cui il Titolare ricorre dovendo effettuare per suo conto specifici trattamenti.
    Il Titolare è chiamato obbligatoriamente, per legge, a ricorrere all’OdV per lo svolgimento di trattamenti specifici, in adempimento al D. Lgs. 231/01.
    Trattamenti per i quali il Titolare determina finalità e mezzi pur rimanendo, in capo all’OdV, gli autonomi poteri di iniziativa e controllo, di vigilanza sul funzionamento e l’osservanza dei modelli e del loro aggiornamento.
    È un Responsabile interno perché trattasi di un organismo dell’ente.
  • Il Collegio sindacale è, allo stesso modo, un Responsabile al quale il Titolare ricorre, anche in questo caso, per obbligo di legge. È però esterno, fuori dall’assetto organizzativo.
  • Lo studio di consulenza del lavoro è Responsabile esterno perché a lui ricorre il Titolare per il trattamento la gestione delle paghe dei propri dipendenti. Il Titolare, volendo, potrebbe gestire in proprio tali trattamenti ma preferisce concentrarsi sul proprio core business e ricorrere all’outsourcing.
  • il DPO, è persona autorizzata rivelandosi, secondo i chiarimenti del Garante, sia persona fisica sia persona giuridica. Il suo ruolo è però specificatamente disciplinato dagli artt. 37 a 39.

Focalizzando l’attenzione sulle singole funzioni del Titolare (Azienda, Studio professionale, Associazione, Ente, ecc.) lo sguardo è sicuramente rivolto alle persone fisiche, agli individui che, in virtù dei compiti svolti, sono riconducibili ai soggetti designati.

Vi si riscontrano le seguenti figure:

  • il Privacy manager, che chiamato ad adeguare l’organizzazione ai requisiti della normativa sulla protezione dei dati personali, è soggetto designato in staff al Direttore generale;
  • l’amministratore di sistema, che amministra i componenti del sistema ICT per soddisfare i requisiti del servizio, è soggetto designato;
  • il Direttore del personale, così come i suoi collaboratori che trattano dati personali, è soggetto designato
  • e così via.

Per quanto sopra risulta evidente, quindi, l’importanza di porre la dovuta attenzione nell’individuazione di tutti i soggetti, dentro e fuori l’Organizzazione (Titolare), in qualità di persone autorizzate ovvero di soggetti designati, e dare così evidenza delle modalità organizzative nella distribuzione di ruoli e responsabilità all’insegna del principio generale e fondante di ACCOUNTABILITY soddisfacendo una delle principali azioni da intraprendere qual è la progettazione dell’organigramma per la data protection.

Marcello Colaianni
Certified DPO e DP Auditor UNI 11697

Certified DP Auditor ISDP 10003:2018 Scheme
Compliance & Management Systems Consultant/Auditor

Annunci

L’istituto della Certificazione in Svizzera alla luce del GDPR e della Legge federale sulla protezione dei dati (LPD).

La Svizzera non è Stato membro dell’Unione Europea cionondimeno l’osservanza del Regolamento UE 679/2016 (GDPR) trova applicazione anche qui, sia pur in determinate circostanze. In particolare nelle ipotesi in cui le attività di trattamento:

  1. siano riconducibili alla filiale dell’impresa svizzera che si trovi all’interno dell’Unione europea;
  2. riguardino l’offerta di beni o la prestazione di servizi agli interessati che si trovino nell’Unione, indipendentemente dall’obbligatorietà di un pagamento dell’interessato;
  3. riguardino il monitoraggio del comportamento degli interessati nella misura in cui tale comportamento ha luogo all’interno dell’Unione;
  4. siano riconducibili all’impresa svizzera che assume il ruolo di Responsabile del trattamento, per un’impresa europea, nello svolgimento delle attività di cui al punto “2.”

Per quanto in  premessa, in sede di applicazione del GDPR, le imprese svizzere possono essere interessate alla certificazione per la protezione dei dati personali con riferimento alle proprie attività di trattamento.
Certificazione già contemplata dalla Legge federale sulla Protezione dei Dati – LPD (235.1 del 19/6/1992) che, all’art. 11: Procedura di certificazione, dispone:

  1. <<Per migliorare la protezione e la sicurezza dei dati, i fornitori di sistemi e di programmi di trattamento dei dati, nonché le persone private o gli organi federali che trattano dati personali possono sottoporre i loro sistemi, le loro procedure e la loro organizzazione a una valutazione da parte di organismi di certificazione riconosciuti e indipendenti>>.
  2. <<Il Consiglio federale emana disposizioni sul riconoscimento delle procedure di certificazione e sull’introduzione di un marchio di qualità inerente alla protezione dei dati. Esso tiene conto del diritto internazionale e delle norme tecniche riconosciute a livello internazionale>>.

Ma è la lettura del Messaggio – concernente la revisione della legge federale sulla protezione dei dati (LPD) e il decreto federale concernente l’adesione della Svizzera al Protocollo aggiuntivo dell’8 novembre 2001 alla Convenzione per la protezione delle persone in relazione all’elaborazione automatica dei dati a carattere personale concernente le autorità di controllo e i flussi internazionali di dati – del 19 febbraio 2003 a fornire utili ed ulteriori specificazioni:

  • 2.10 – Art. 11: Procedura di certificazione
    “(…)
  • Devono essere sviluppate sia procedure di certificazione di processi operativi rilevanti per la protezione di dati o di strutture organizzative (audit in materia di protezione di dati) sia la valutazione di sistemi o programmi informatici – cioè di prodotti – per quanto riguarda l’osservanza di standard in materia di protezione di dati.

Dal che emerge che ciò di cui si sta parlando è una certificazione di prodotti, processi e servizi fondata sulla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17065: Valutazione della conformità – Requisiti per organismi che certificano prodotti, processi e servizi.

  • La procedura di valutazione deve portare, una volta stabilito che le norme legali e tecniche del ramo sono osservate, al conferimento di un marchio di qualità inerente alla protezione di dati. Questo riconoscimento può essere utilizzato dalle ditte di certificazione per scopi pubblicitari e portato a conoscenza del pubblico. Le autorità e ditte certificate sono escluse dall’obbligo di notifica della loro raccolta di dati di cui all’articolo 11a, se hanno comunicato il risultato della valutazione all’Incaricato della protezione dei dati. Questo alleggerimento ha lo scopo di incentivare.

Il conseguimento della certificazione consente quindi ampia pubblicità circa l’assicurazione sull’idoneità, correttezza ed adeguatezza delle proprie attività di trattamento e disimpegna le ditte certificate dall’obbligo di notifica.

  • Gli organismi che svolgono questa procedura di certificazione devono essere indipendenti, dal punto di vista soprattutto organizzativo ma anche tecnico, dai privati o dalle autorità da valutare. Il riconoscimento di questi organismi dovrà essere regolato dal Consiglio federale nell’ordinanza. È anche immaginabile che gli organismi di certificazione debbano disporre di un accreditamento.
    Inoltre l’Incaricato deve verificare se le procedure di valutazione e il conferimento del marchio di qualità sono compatibili con il diritto vigente. Egli può intervenire mediante gli strumenti previsti dalla LPD (raccomandazione, proposta alla commissione della protezione dei dati).

Ora, pur considerato che in Svizzera è in elaborazione uno standard per procedure uniformi in materia di certificazioni inerenti alla protezione di dati, può essere utile sapere che esiste già, sul mercato, un meccanismo di certificazione conforme al GDPR, accreditato Accredia, e promosso dalla Commissione europea: l’International Scheme for Data Protection ISDP 10003:2018.

Il ricorso ad un siffatto meccanismo di certificazione che, di per sé, fornisce già una molteplicità di assicurazioni e garanzie, può essere strumento chiarificatore dello stato dell’arte in Svizzera e, forse, valido suggerimento per gli obiettivi che la Confederazione elvetica vuole raggiungere.

Qui, infatti, il riferimento alla certificazione si fonda:

  • sull’art. 11 della Legge federale sulla protezione dei dati,
  • sull’Ordinanza  sulle certificazioni in materia di protezione dei dati (OCPD) che, aggiornato al 1° novembre 2016, richiama le norme UNI EN ISO 9001: Sistemi di gestione per la qualità – Requisiti e UNI CEI ISO/IEC 27001: Tecnologie informatiche – Tecniche per la sicurezza – Sistemi di gestione per la sicurezza delle informazioni – Requisiti ed altre ordinanze.

Inoltre, nel documento riepilogativo circa lo stato della certificazione di prodotti e servizi si legge: “Dalla discussione è emerso che per il mercato svizzero una certificazione di prodotti informatici (hardware, software o sistemi per l’elaborazione automatizzata dei dati) è improponibile per ragioni giuridiche, tecniche e finanziarie. Diversi partecipanti al gruppo di lavoro hanno però chiesto di introdurre una certificazione dei servizi”.

L’art. 5 della suddetta ordinanza (RS 235.13), tuttavia, fa riferimento alla Certificazione dei prodotti e più precisamente alla certificazione dei prodotti destinati in prevalenza al trattamento di dati personali o generanti, al momento del loro impiego, dati personali, in particolare relativi all’utente rilevando l’effettiva mancanza circa la normazione di una certificazione dei servizi.

Orbene, un piccolo richiamo alle norme ISO torna utile.
Nell’alveo delle norme ISO di Valutazione della conformità si riconoscono:

  • la norma ISO 17020:2012: Requisiti per il funzionamento di vari tipi di organismi che eseguono ispezioni;
  • la norma ISO 17021:2012: Requisiti per gli organismi che forniscono audit e certificazione di sistemi di gestione;
  • la norma ISO 17024:2012: Requisiti generali per organismi che eseguono la certificazione delle persone;
  • la norma ISO 17025:2018: Requisiti generali per la competenza dei laboratori di prova e di taratura e
  • la norma ISO 17065:2012: Requisiti per organismi che certificano prodotti, processi e servizi.

È proprio quest’ultima, la ISO 17065, a fare al nostro caso.

La norma in discorso, infatti, non è quella fondante su cui si basano gli organismi per la certificazione di un sistema di gestione aziendale ma è quella di accreditamento degli organismi che certificano processi, prodotti e servizi.
É quella richiamata nel GDPR, il regolamento 679/2016, a cui le imprese svizzere devono adeguarsi in presenza delle considerazioni in premessa; è la norma:

  • per la certificazione dei prodotti di cui all’art. 5 dell’ordinanza di RS 235.13,
  • per la certificazione di processi operativi rilevanti per la protezione di dati (v- § 2.10 – Art. 11: Procedura di certificazione Messaggio del 19/2/2003 di revisione della LPD).

In conclusione:
fatto salvo il rispetto delle leggi della Confederazione elvetica, cantonali nonché, in presenza di presupposti, del Regolamento UE 679/2016:

  • la certificazione di prodotti, processi e servizi, di cui alla normativa richiamata, viene soddisfatta se effettuata da un organismo di certificazione accreditato in conformità alla ISO 17065. A questi presupposti è sicuramente allineato lo schema ISDP 10003 di Inveo Srl.
  • la certificazione di sistemi, procedure e dell’organizzazione dei fornitori e delle persone private, di cui all’art. 11 della LPD, se non soddisfatta come sopra, deve necessariamente avvenire in conformità a una o più norme fondate sulla ISO 17021 ovvero sulla norma di accreditamento degli organismi che forniscono certificazioni di sistemi di gestione.

In questo caso, però,  è utile che le direttive emanate dall’incaricato – sui requisiti minimi che un sistema di gestione della protezione dei dati deve adempiere – non si limitino a richiamare la ISO 9001 e la ISO 27001 estendendosi, per esempio, alla linea guida BS 10012:2017: Data protection – Specification for a personal information management system e alla ISO 27552 dal titolo “Security techniques – Extension to ISO/IEC 27001 and ISO/IEC 27002 for privacy information management –  Requirements and guidelines” che, pur rientrando fra le norme della famiglia ISO 27000 riguardanti la sicurezza delle informazioni sembra estendere il proprio campo di applicazione agli aspetti inerenti la gestione dei dati personali.

Marcello Colaianni
Certified DPO e DP Auditor UNI 11697

Certified DP Auditor ISDP 10003:2018 Scheme
Compliance & Management Systems Consultant

 

I Conflitti d’interesse del Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO)

Il presente articolo propone una chiave di lettura un po’ diversa e meno perentoria rispetto a quello dal titolo: <<DPO e Responsabile del trattamento: 2 facce della stessa medaglia?>> pubblicato il 28 dicembre 2018.
L’esigenza di soffermarsi su altre considerazioni è emersa dirompente alla luce delle esigenze manifestate a gran voce da diversi Titolari e Responsabili miei clienti e da situazioni che mi trovo, professionalmente, a constatare quasi quotidianamente.

Resta valido il ragionamento per il quale il Titolare (ed il Responsabile) si assicura che eventuali altri compiti e funzioni svolte dal DPO non diano adito a un conflitto di interessi.
Le linee guida dell’Articolo 29 Data Protection Working Party si sono già bene espresse sull’opportunità di evitare possibili situazioni di conflitto d’interesse, dentro l’organizzazione – riguardo a ruoli manageriali di vertice (amministratore delegato, responsabile operativo, responsabile finanziario, responsabile sanitario, direzione marketing, direzione risorse umane, responsabile IT), ma anche rispetto a posizioni gerarchicamente inferiori se queste ultime comportano la determinazione di finalità o mezzi del trattamento – e anche in ipotesi di nomina di un DPO esterno al quale si chieda di rappresentare il titolare o il responsabile in un giudizio che tocchi problematiche di protezione dei dati.
Qui, il DPO avvocato non può, evidentemente, rappresentare in giudizio il proprio Titolare.

Se con riferimento alla designazione interna l’orientamento è piuttosto chiaro, l’eventuale nomina esterna del DPO suggerisce di valutare ogni singolo caso per l’oggettivo, e soggettivo, rischio di porre in essere un conflitto d’interessi il che porta all’inevitabile conseguenza di soprassedere all’assunzione del ruolo in discorso.

Assunto che il conflitto di interessi è quella condizione giuridica che si verifica quando viene affidata un’alta responsabilità decisionale a un soggetto che ha interessi personali o professionali in contrasto con l’imparzialità richiesta da tale responsabilità, che può venire meno a causa degli interessi in causa, l’analisi del singolo caso può, nel rispetto dei requisiti di legge, portare ad alcune considerazioni piuttosto interessanti.

Per esempio: il consulente in materia di sicurezza sul lavoro, indubbiamente, effettua trattamenti di dati personali. Per questi motivi viene nominato Responsabile esterno per i dati del Titolare trattati specificatamente in ottemperanza all’oggetto del relativo contratto di consulenza.
È anche vero che nel contratto di nomina del consulente a RTDP, è il Titolare che impartisce istruzioni scritte sulle condizioni e modalità di trattamento dei propri dati nell’espletamento della consulenza; ciò conformemente al dettato ex art. 28/679/2016.
Non è il Consulente ad avere un ruolo che comporti la definizione delle finalità o modalità del trattamento di dati personali.

La domanda da porsi, a questo punto è: <<qual è il conflitto d’interessi che si pone, per la protezione dei dati personali, laddove il consulente in materia di sicurezza sul lavoro venga designato DPO?>> Naturalmente in presenza delle qualità professionali, in particolare della conoscenza specialistica della normativa e delle prassi in materia di protezione dei dati, e della capacità di assolvere i compiti di cui all’articolo 39.

Ricordiamo ancora che il responsabile della protezione dei dati può svolgere altri compiti e funzioni … e, per le riflessioni che seguono, non si può affermare, tout court, che il controllore controlli il controllato.
Allo stesso modo non vi è alcun divieto, nel regolamento, a che un Responsabile possa ricoprire il ruolo di DPO.

Ogni situazione va analizzata caso per caso.
La raccomandazione delle linee guida dell’Articolo 29 DPWP di adottare procedure per:

  • individuare le qualifiche e funzioni che sarebbero incompatibili con quella di RPD;
  • redigere regole interne a tale scopo onde evitare conflitti di interessi;
  • prevedere un’illustrazione più articolata dei casi di conflitto di interessi;
  • dichiarare che il RPD non versa in alcuna situazione di conflitto di interessi con riguardo alle funzioni di RPD, al fine di sensibilizzare rispetto al requisito in questione;
  • prevedere specifiche garanzie nelle regole interne e fare in modo che nel segnalare la disponibilità di una posizione lavorativa quale RPD ovvero nel redigere il contratto di servizi si utilizzino formulazioni sufficientemente precise e dettagliate così da prevenire conflitti di interessi

è sicuramente utile nel dare enfasi ed evidenza dell’assenza di (rischi di) conflitti d’interesse come nell’esemplificazione considerata.

Il DPO, come sopra nominato, è vero, ha interessi professionali presso il Titolare; è infatti consulente per la sicurezza sul lavoro. Ma l’imparzialità richiesta al DPO può in qualche modo essere compromessa dal fatto che questi sia un Responsabile? Dal fatto che sia un consulente, non in materia di protezione dei dati personali ma di sicurezza sul lavoro?
Alla lettera “h)”, § 3 dell’art. 28/679/2016 è scritto che il Responsabile deve (…) consentire e contribuire alle attività di revisione, comprese le ispezioni, realizzate dal titolare del trattamento o da un altro soggetto da questi incaricato.
Bene. Sarà direttamente il Titolare, o altro soggetto da questi incaricato, che si assicurerà circa il rispetto degli obblighi previsti da parte del consulente.
Non sarà certo coinvolto il DPO/Consulente a controllare se stesso quanto, piuttosto, un organismo indipendente di terza parte che potrà esprimersi circa l’appropriatezza dei comportamenti assunti dal consulente sia in qualità di Responsabile sia in quella di DPO.

La suddetta esemplificazione lascia quindi ben intendere che non si può generalizzare e lasciare insoddisfatte aprioristicamente esigenze organizzative che, in realtà, si rivelano non solo appropriate ma persino opportune.

Con ben in mente la suddetta definizione di conflitto d’interessi, questo si pone, ragionevolmente, se:

  1. il nostro Responsabile fosse consulente in materia di protezione di dati personali e non di sicurezza sul lavoro. Come potrebbe il DPO controllare l’operato del Titolare quando questi agisce assecondando le sue stesse indicazioni?
  2. il Titolare è assistito dallo studio legale (o dalla società di consulenza), in sede di applicazione ed osservanza dei requisiti della normativa privacy e ad assumere il ruolo di DPO è uno degli avvocati o altri soggetti (ovvero un dipendente della società) che ivi lavorano. Con quale autorevolezza ed imparzialità il DPO si relaziona con il Titolare per dirgli cosa va o non va nel modello di adeguamento al GDPR predisposto dallo stesso studio legale (società di consulenza) con cui e/o per cui lavora?
  3. il consulente informatico che assiste il Titolare per gli aspetti ICT, latu sensu, fosse designato DPO. Questi può oggettivamente ritenersi del tutto “estraneo” al trattamento dei dati personali ed in condizioni, quindi, di garantire l’imparzialità e l’indipendenza che è richiesta al Responsabile per la protezione dei dati? Secondo me, no.

Nei tre casi considerati, a titolo esemplificativo, sia il consulente privacy che quello informatico così come lo studio legale vanno nominati Responsabili esterni del trattamento ex art. 28/679/2016 in quanto ad essi il Titolare ricorre per trattamenti effettuati per suo conto, ma a determinare il conflitto d’interessi non è la nomina a Responsabili bensì il tipo di attività che sottende la relazione con il Titolare.

Il ragionamento da fare è un po’ quello per la composizione dell’Organismo di Vigilanza (OdV).
Il Responsabile del servizio di prevenzione e protezione (RSPP) piuttosto che il consulente del sistema di gestione ambientale e persino i sindaci nelle società di capitale, a dispetto del disposto ex art. 6/231/2001 c. 4-bis, non possono – de facto – far parte dell’OdV in presenza di conflitto d’interessi in quanto:

  • l’RSPP, membro dell’OdV, si ritroverebbe a controllare il proprio operato con riferimento all’osservanza della normativa sulla sicurezza sul lavoro la cui materia è contemplata fra i rischi reato 231;
  • il consulente ambientale, allo stesso modo, si ritroverebbe a verificare l’appropriatezza dei consigli formulati all’Organizzazione, in conformità al D. Lgs. 152/2006 e smi ed alla UNI EN ISO 14001;
  • il sindaco, infine, quale membro dell’organismo si ritroverebbe a controllare aspetti strettamente connessi alla propria attività oggetto, a loro volta, delle verifiche dell’OdV.

Né può essere membro dell’Organismo il DPO, o il consulente privacy. Come potrebbe, questi, controllare la correttezza delle azioni intraprese dovendo verificare eventuali rischi reato riguardanti i Delitti informatici ed il trattamento illecito di dati?

Ecco, queste situazioni sono del tutto assimilabili a quelle più sopra riportate; situazioni nelle quali la figura di controllore e controllato pongono sì, in essere, un evidente conflitto d’interessi.

Marcello Colaianni
Compliance & Management Systems Consultant/Auditor
Certified DPO  e DP Auditor UNI 11697
Certified DP Auditor ISDP 10003:2018 Scheme

 

 

La Repubblica di San Marino, il GDPR e la Protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali: considerazioni relative all’istituto della Certificazione.

La Repubblica di San Marino (RSM) non è Stato membro dell’Unione Europea tuttavia il combinato disposto:

  1. ex art. 3/679/2016, § 1: Il presente regolamento si applica al trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito delle attività di uno stabilimento da parte di un titolare del trattamento o di un responsabile del trattamento nell’Unione, indipendentemente dal fatto che il trattamento sia effettuato o meno nell’Unione;
  2. ex art. 3/171/2018, comma 1: La presente legge si applica al trattamento interamente o parzialmente automatizzato di dati personali e al trattamento non automatizzato di dati personali contenuti in un archivio o destinati a figurarvi, effettuato da chiunque è stabilito nel territorio della Repubblica di San Marino o in un luogo comunque soggetto alla sovranità della Repubblica di San Marino

evidenzia come il Regolamento UE 679/2016 sia del tutto applicabile, ed obbligatorio, anche per le organizzazioni sammarinesi.
Inoltre, la normativa ivi legiferata consente di considerare la RSM un Paese nel quale sono presenti le cosiddette garanzie adeguate di cui all’art. 46/679/2016 ed al Considerando 108 del Regolamento Ue.

Con riferimento alla Certificazione, ex artt. 42 e 43 del GDPR, discende che le relative disposizioni debbano, parimenti, essere prese nella dovuta considerazione.
Ciò premesso, doverosamente, occorre rilevare che l’accreditamento degli Organismi di Certificazione (OdC) richiamati all’art. 44/171/2018 è effettuato, in presenza di presupposti, unicamente dall’Autorità Garante per la protezione dei dati personali della RSM.

Per quanto riguarda l’altro aspetto rilevante, ovvero il fatto che il meccanismo di certificazione debba fondarsi sui requisiti della ISO 17065 piuttosto che della ISO 17021, non ci sono indicazioni specifiche.
Logica vuole che, sulla base delle considerazioni in premessa, le Autorità locali si allineino alle disposizioni del GDPR … e non vedo, personalmente, alternative.

L’art. 43/171/2018, c. 1, infatti, recita: <<Il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento possono sottoporre il trattamento effettuato ad un meccanismo di certificazione della protezione dei dati, nonché di sigilli e marchi di protezione dei dati allo scopo di dimostrare la conformità alla presente legge dei trattamenti effettuati dai medesimi titolari e responsabili del trattamento>>.
Identica disposizione di quanto all’art. 42/679/2016, § 1, per la parte di nostro interesse: <<Gli Stati membri, le autorità di controllo, il comitato e la Commissione incoraggiano, in particolare a livello di Unione, l’istituzione di meccanismi di certificazione della protezione dei dati nonché di sigilli e marchi di protezione dei dati allo scopo di dimostrare la conformità al presente regolamento dei trattamenti effettuati dai titolari del trattamento e dai responsabili del trattamento>>.

Da quanto sopra si rileva, ancora una volta, come la valutazione di conformità di un meccanismo di certificazione della protezione dei dati, nonché di sigilli e marchi di protezione dei dati trovi soddisfazione nella norma UNI CEI EN ISO/IEC 17065 che riguarda, compiutamente, i Requisiti per organismi che certificano prodotti, processi e servizi e non nella norma UNI CEI EN ISO/IEC 17021 che, diversamente, riguarda i Requisiti per gli organismi che forniscono certificazione di sistemi di gestione.

A questo punto manca un solo tassello.
La garanzia che gli Organismi di certificazione operino nel rispetto dei requisiti della ISO 17065 è data dall’accreditamento degli stessi da parte dell’Ente nazionale di accreditamento, in Italia, Accredia.
In assenza di un ente di accreditamento nella Repubblica di San Marino trovo estremamente utile ed oltremodo ragionevole prevedere, al comma 2 dell’art. 44/171/2018, anche il requisito dell’accreditamento degli OdC, per altro inclusivo di quanto alle lettere da a) a d), in conformità della norma UNI CEI EN ISO/IEC 17065.

Così facendo, insieme ad un ulteriore allineamento ed uniformità con il Regolamento UE 679/2016, tutte le organizzazioni della Repubblica di San Marino potrebbero facilmente identificare, fra gli altri, lo schema ISDP 10003:2018 certificato Accredia come lo strumento più idoneo a dimostrare la conformità dei trattamenti effettuati dai titolari e responsabili del trattamento così come previsto dalla Legge 21 Dicembre 2018 n.171.

Marcello Colaianni
Certified DPO e DP Auditor UNI 11697
Certified DP Auditor ISDP 10003:2018 Scheme
Compliance & Management Systems Consultant

DPO e RESPONSABILE del trattamento: 2 facce della stessa medaglia?

Ad oltre 2 anni dall’entrata in vigore del GDPR, restano di estrema attualità le riflessioni con cui, in adempimento ai requisiti ex art. 37, § 1, lett. a), b) e c), viene designato il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) ovvero il DPO.

Il Regolamento è perentorio ed individua il DPO in colui che:

  1. ha idonee qualità professionali,
  2. ha la conoscenza specialistica della normativa
  3. ha la conoscenza specialistica delle prassi in materia di protezione dei dati,
  4. ha la capacità di assolvere i compiti di cui all’articolo 39
  5. può svolgere altri compiti e funzioni purché questi non diano adito a conflitti d’interessi del che è garante il Titolare/Responsabile del trattamento

il che non dovrebbe lasciare dubbi a riguardo.

Tuttavia, qualunque sia il motivo, a prevalere è la volontà di concentrare ruoli e funzioni in capo al minor numero possibile di persone supportati, oltre ogni ragionevolezza, della possibilità di svolgimento di altri compiti e funzioni a dispetto di eventuali conflitti d’interesse.
Ecco allora che troviamo il consulente, il giurista, l’esperto informatico o il risk manager avocare a sé sia il ruolo di Responsabile esterno del trattamento, in quanto gestore del trattamento dei dati del Titolare, sia, all’occorrenza, quello del DPO.

Le linee guida del EDPB forniscono chiare indicazioni raccomandando di evitare che il DPO designato ricopra ruoli di vertice (es. amministratore delegato, responsabile operativo, responsabile finanziario, responsabile sanitario, responsabile marketing, responsabile IT, direzione risorse umane) o posizioni gerarchicamente inferiori se quest’ultime comportano la determinazione di finalità o mezzi di trattamento. Qui, tuttavia, la fattispecie contrasta comunque con la previsione della designazione del DPO da parte del vertice del Titolare nonché dei presupposti di autonomia ed indipendenza.
In ipotesi di ricorso all’esterno del DPO il conflitto di interessi può poi manifestarsi laddove questi si ritrovi a ricoprire il ruolo di Responsabile o Con-titolare in qualità di, per esempio, RSPP, membro dell’OdV o dell’OdV monocratico, membro del Collegio sindacale, ecc.

Dati questi presupposti, l’orientamento sembra essere quello di evitare la designazione del DPO in capo a soggetti, interni o esterni, che in virtù delle funzioni già ricoperte trattano, a vario titolo, dati personali del Titolare.

MA le linee guida non sono fonti del diritto!

Quindi, è sufficiente che il Titolare/Responsabile afferma che non vi è conflitto d’interessi fra i compiti del DPO e gli altri compiti e funzioni?
No, occorre anche dimostrarlo in maniera inequivocabile!

Esiste un punto molto chiaro nel Regolamento che palesa l’esistenza di un conflitto d’interessi fra i 2 ruoli. Alla lettera h) dell’art. 28 che prescrive che il Responsabile del trattamento mette a disposizione del titolare del trattamento tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi di cui al presente articolo e consenta e contribuisca alle attività di revisione, comprese le ispezioni, realizzati dal titolare del trattamento o da un altro soggetto da questi incaricato evidenziando l’impossibilità che controllore e controllato siano la stessa persona.
Insomma, c’è chi fa e c’è chi controlla!

È presto fatto: per le ispezioni al Responsabile/DPO si ricorre a un auditor interno o, meglio, ad un’organizzazione indipendente esterna evitando così che il Responsabile/DPO possa trovarsi contemporaneamente nella duplice posizione di controllore (come DPO) e di controllato (come Responsabile del trattamento).
Bah, mi sembra un comportamento elusivo e fine a se stesso.

Mi trovo costretto a perorare la mia causa: <<Responsabile e DPO sono funzioni in conflitto d’interessi!>>. Perché, fra l’altro:

  • sono normativamente inquadrati come soggetti fra loro in antitesi;
  • il Responsabile mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti del regolamento e garantisca la tutela dei diritti dell’interessato;
  • il DPO sorveglia a che siano soddisfatti i requisiti del regolamento e messe in atto le azioni necessarie volte a tutelare i diritti dell’interessato;
  • il Responsabile tratta i dati personali soltanto su istruzione documentata del titolare del trattamento;
  • il DPO svolge i suoi compiti in assoluta assenza di istruzioni, in piena autonomia ed indipendenza.

A porre la dovuta attenzione, da parte del Titolare, circa la più idonea ed appropriata applicazione dei requisiti del GDPR è l’art. 24, 1° paragrafo che contempla, per il Titolare, la messa in atto di misure tecniche e organizzative adeguate per garantire, ed essere in grado di dimostrare, che il trattamento è effettuato conformemente al regolamento tenuto conto (…) dei rischi aventi probabilità e gravità diverse per i diritti e le libertà delle persone fisiche.

Fra le misure tecniche e organizzative da considerare, fin dalla progettazione, c’è quindi l’elaborazione di un chiaro organigramma per la data protection, l’individuazione dei singoli ruoli e responsabilità, all’insegna del principio di accountability su cui si basa l’intero regolamento, nonché dei compiti e funzioni che possono avere diversi livelli di probabilità, di essere fra loro in conflitto, ed altrettanti livelli di gravità ovvero di entità del danno che ne può conseguire.
Un’analisi superficiale delle condizioni di conflitto di interesse potrebbe determinare, in capo al Titolare/Responsabile, una culpa in eligendo con il rischio di disconoscimento del DPO e l’irrogazione di sanzioni pecuniarie per la sua conseguente mancata designazione.

Tutto ciò premesso, qualunque sia il risultato della valutazione di questa fattispecie di rischio, è evidente quanto sia utile, opportuno e doveroso tenere, da subito, separati i compiti e le aree di responsabilità in conflitto fra loro per ridurre al minimo le possibilità di trattamento illecito/irregolare degli asset dell’organizzazione quali sono i dati personali.

Marcello Colaianni
Certified DPO UNI11697
Certified DP Auditor ISDP10003 Scheme
Valutatore Privacy Certificato UNI11697

 

Il DPO è un AUDITOR!

L’art. 39 ci ricorda quali sono i compiti primari del DPO.

Fra questi, quello dell’Auditor, ovvero il compito di sorvegliare l’osservanza del regolamento, di altre disposizioni dell’Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati nonché delle politiche del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento in materia di protezione dei dati personali, compresi l’attribuzione delle responsabilità, la sensibilizzazione e la formazione del personale che partecipa ai trattamenti e alle connesse attività di controllo è sicuramente l’attività che in maggior misura impegna il DPO.

Egli esamina il trattamento di dati personali, valutando il rispetto di leggi e regolamenti applicabili e approva le misure necessarie a eliminare eventuali non-conformità rilevate, mantenendo una posizione indipendente da chi svolge attività manageriali e operative.

Per quanto sopra si evince che la conoscenza della normativa e la capacità di darle la più appropriata interpretazione nella sua applicazione in seno a ciascun Titolare/Responsabile è una prerogativa … che da sola, però, si rivela incompleta.

Essere un auditor significa avere, prima di tutto, specifiche competenze circa le modalità di conduzione degli audit.

Considerato il riferimento ai meccanismi di certificazione ex articoli 42 e 43 del GDPR, il ricorso a norme ISO internazionalmente validate, come la UNI EN ISO 19011 o la UNI EN ISO 17021-1 o la UNI ISO 31000, è logico, conseguenziale ed oltremodo coerente alla citata norma EN-ISO/IEC 17065/2012 a cui devono fare obbligatoriamente riferimento gli organismi di certificazione.

Nella fattispecie lo schema ISDP10003:2018, accreditato ACCREDIA e nominativamente richiamato in alcuni bandi di gara, fornisce chiare indicazioni proprio in merito a politiche del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento in materia di protezione dei dati personali, compresi l’attribuzione delle responsabilità, la sensibilizzazione e la formazione del personale che partecipa ai trattamenti e alle connesse attività di controllo …
… Attività di controllo per le quali l’Auditor può avvalersi di specialisti, ovvero dei cosiddetti esperti tecnici in ambito informatico, tecnologico, giuridico o organizzativo nella conduzione degli audit.

Il ricorso alle ulteriori professionalità cui può accedere il DPO, come previsto all’art. 38, va tuttavia circoscritto.
È poco professionale che il DPO si avvali di terzi soggetti quando interloquisce direttamente con il Titolare nell’esplicitazione dei punti della norma; è utile che ne sia adeguatamente e personalmente edotto.
Parimenti dicasi in ipotesi di delega delle attività di formazione e consulenza.
E ancora, laddove venga consultato nella Valutazione dei rischi o d’impatto, ricorrere ad altri ne sminuisce sia la figura sia il ruolo.

Ne consegue che il DPO debba essere personalmente autosufficiente almeno con riferimento alla normativa relativa alla protezione dei dati e agli aspetti di risk management su cui si basa la Valutazione dei rischi così come quella d’Impatto.
Attendersi questo quale requisito implicito dal Titolare del trattamento è assolutamente ragionevole.

È vero, il DPO non è un tuttologo né può esserlo ed allora trova giustificazione, per esempio, il ricorso agli esperti di cyber security.

Quello che è certo, dato anche il suo posizionamento in organigramma, sono le relazioni che pone quotidianamente in essere con le altre funzioni aziendali, oltre che con gli interessati e l’autorità di controllo.
Il suo contributo, fra l’altro, nell’assegnazione o verifica delle responsabilità e competenze al personale gli attribuiscono capacità di osservazione, sensibilità e discernimento.

Si comprende allora l’importanza di quelle abilità volte ad esaltarne gli effetti.
Abilità come la capacità di lavorare in gruppo, di analisi e di sintesi nonché l’assunzione di comportamenti idonei come l’essere di mentalità aperta e flessibile, diplomatici ed insieme tenaci e perseveranti, collaborativi ed in grado di agire con fermezza, sicuri di sé e aperti al miglioramento.

Marcello Colaianni
Certified DPO UNI11697
Valutatore Privacy certificato UNI11697
Certified DP Auditor ISDP10003:2018 scheme

Le competenze morbide del DPO … e non solo

I compiti del DPO e le competenze richieste nel Regolamento UE 679/2016 hanno dato via libera ai più disparati pareri, e convinzioni, su chi possa ricoprire questo ruolo.
A riguardo, mi sono già espresso con il mio articolo: <<Il Data Protection Officer: Quali competenze per quali compiti>> e non voglio essere ridondante:(https://marcellocolaianniblog.wordpress.com/2017/03/14/il-data-protection-officer-quali-competenze-per-quali-compiti)

Ciò a cui tengo, in questa sede, è dare il giusto spazio alle competenze morbide, ovvero a quelle abilità che per il DPO, e non solo per lui, sono estremamente utili nell’espletamento delle proprie funzioni.

Mi riferisco, per esempio, a quelle richiamate dalla norma ISO 19011: mentalità aperta, diplomatici, sicuri di sé, collaborativi, versatili, perseveranti, in grado di agire con fermezza, ecc. e dalla norma UNI 11697 che contempla, fra l’altro, la capacità di comunicare, di analisi, di sintesi, di controllo, di convincimento, di gestione dei conflitti, di iniziativa e di lavorare in gruppo.
Skill fondamentali nelle relazioni interpersonali e quindi anche per chi, come il DPO, si trova costantemente a confrontarsi con diversi soggetti, dentro e fuori l’organizzazione.

Ma cosa si intende per competenze dure e cosa per competenze morbide?
Si può dire che le prime consentono di svolgere specifici compiti sulla base di una molteplicità di conoscenze acquisite nel tempo; le seconde si riferiscono ad abilità che riguardano, piuttosto, le modalità di rapportarsi con gli altri, gli atteggiamenti assunti nell’esprimere concetti, l’assunzione di una postura rispettosa del proprio interlocutore, un tono di voce moderato e consono alle circostanze … e così via; in altre parole l’abilità di gestire le relazioni interpersonali.
La complementarietà fra competenze dure e competenze morbide è fondamentale ancor più di una ipotetica e totale copertura delle sole competenze dure … e insieme consentono di portare a termine compiti e di risolvere problemi.

Si nasce o si diventa competenti?
Si può tranquillamente affermare che nessuno nasce imparato!
L’apprendimento formale è base e condizione necessaria, e non sufficiente, per metabolizzare conoscenze e, quindi, competenze tecniche. L’apprendimento informale e non-formale chiudono il cerchio doverosamente integrate dall’esperienza.
Per le competenze morbide c’è quello che si chiama istinto, predisposizione o capacità innata. In realtà, anche qui si può agire di conseguenza e migliorare sempre.

Come? Con il coaching!
Un’attività con cui il professionista, il coach, affianca il cliente, il coachee, ad elicitare le risorse necessarie per risolvere problemi e raggiungere i propri obiettivi attraverso tecniche e metodologie appropriate.
Il coaching, non a caso, è una delle abilità previste per la figura del DPO.
Da qui l’utilità di inserire, nei tradizionali corsi per DPO o per Manager privacy, Specialista Privacy e Valutatore privacy incontri formativi che enfatizzino le suddette abilità per una preparazione più completa e strategica e se il coach è anche un addetto ai lavori nell’ambito della protezione dei dati personali … beh,  poter affidarsi a un mentore è il TOP!

In realtà in qualunque contesto, professionale o di vita quotidiana, chiunque trae grande utilità nell’immergersi in questo mondo stupefacente … ed è il primo ad accorgersene e rendersi conto del maggior potenziale acquisito.

Marcello Colaianni
Business, Corporate, Executive e Team Coach
Privacy Consultant e DP Auditor Certified – DPO UNI 11697 Certified

DATA PROTECTION e INFORMATION SECURITY: binomio indissolubile per il payroll management

La relazione fra i due contesti, e le norme che li disciplinano, assume connotazioni differenti a seconda dell’oggetto sociale dell’organizzazione.

Sicuramente, i settori merceologici più coinvolti nella gestione combinata di sicurezza delle informazioni e protezione dei dati sono quelli propri delle aziende ICT (società di HW, SW, Telecommunications, Hosting, Web provider, ecc.), del settore sanitario e della salute e quello finanziario.

Ciò premesso, tuttavia, un ambiente estremamente critico e significativo è quello relativo ai processi di gestione delle paghe. Dal punto di vista della protezione dei dati, fra l’altro, per il trattamento di dati particolari  e, all’occorrenza, di quelli penali. Per quanto alla sicurezza delle informazioni anche per l’evidente ed imponente  utilizzo dei sistemi informativi.

In questo contesto, non deve ingannare il fatto che la data protection sia disciplinata da norme di legge mentre la information security da norme di sistema. Entrambi, infatti, mantengono estremamente elevato il loro valore strategico e sostanziale specialmente in siffatti settori merceologici.

È fondamentale che le organizzazioni che affidano in outsourcing i suddetti servizi prestino la dovuta attenzione affinché non si verifichino violazioni di sorta anche per un incauto trattamento da parte delle società appaltatrici.

Cosa fare, allora, in sede di qualificazione/riqualificazione dei propri fornitori?
Le azioni utili da intraprendere si sviluppano secondo due direttrici.

La prima consiste nell’acquisire evidenze oggettive volte a dimostrare l’adeguamento alla normativa  di riferimento:

  • Relativamente agli aspetti della Data Protection si ricorda l’esistenza di due schemi pro GDPR riconducibili al DPMS 44001 ed all’ISDP 10003;
  • Per quanto alla sicurezza delle informazioni suggerisco, nel caso di specie, la certificazione secondo la norma UNI CEI EN ISO/IEC 27001 e, eventualmente, alla UNI EN ISO 22301:2014: “Sicurezza della società – Sistemi di gestione della continuità operativa – Requisiti”, con evidenza dell’adeguamento, anche attraverso richiesta dello statement of applicability, ad una o più delle seguenti norme:
    ISO/IEC 20000-1 riguardante i requisiti per un sistema di gestione del servizio;
    ISO/IEC 27010 per la gestione della sicurezza delle informazioni per le comunicazioni intersettoriali e interorganizzative
    ISO/IEC 27018 per la protezione delle informazioni di identificazione personale (PII) in cloud pubblici che agiscono come processori PII;

La seconda direttrice contempla, in aggiunta, la pianificazione di audit di 2a parte; ovvero ispezioni presso il fornitore per verificare, in loco, l’adeguatezza dei processi aziendali attraverso auditor propri o esterni.

A dimostrare le interrelazioni che si pongono fra sicurezza delle informazioni e protezione dei dati e la particolare attenzione richiesta per tali processi è, inoltre, il requisito che la norma UNI CEI EN ISO/IEC 27001 prevede all’obiettivo A.18.1.4, dell’allegato A, che dispone: <<Si devono assicurare la privacy e la protezione dei dati personali,  come richiesto dalla legislazione e dai regolamenti pertinenti, per quanto applicabile>>.

Il requisito  in discorso è inserito in una norma di sistema ma fa riferimento ad una norma di legge, in particolare al combinato disposto di cui al Regolamento UE 679/2016 ed al novellato D. Lgs. 196/03. Il rispetto della normativa sulla data protection è, quindi, un aspetto che va puntualmente controllato e sottoposto al processo di valutazione dei rischi ex ISO 27001. Il livello di rischio determinatosi, suggerirà l’opportunità di:

  • integrare il sistema per le parti mancanti ed applicabili all’organizzazione;
  • continuare o interrompere la conduzione dell’audit di 3a parte. Ciò a discrezione del gruppo di audit, ovvero dell’Organismo di certificazione;
  • qualificare, riqualificare o revocare la qualificazione, in ipotesi di audit di 2a parte, a cura del cliente.

Le suddette considerazioni, infine, lasciano ben immaginare quanto un’appropriata strutturazione di competenze, ruoli e responsabilità sia essenziale, anzi, determinante.
Il DPO, in questa sede, è la figura ideale anche per coniugare e monitorare sull’applicazione delle due normative, e quanto ad esse correlate, all’insegna di un organizzato ed integrato modello di riferimento nonché dei comuni principi di:

  • Liceità, Correttezza e Trasparenza;
  • Riservatezza, Integrità, Disponibilità;
  • Esattezza e Responsabilizzazione.

Marcello Colaianni
Compliance & Management Systems Consultant/Auditor
Privacy Consultant, DP Auditor e DPO UNI11697 Certified
UNI CEI EN ISO/IEC 27001 Qualified Auditor                    

GDPR versus ISO 27001

È ormai noto a tutti che la certificazione di un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni (SGSI) non è valida quale evidenza circa la conformità dell’organizzazione alla normativa per la Data Protection.

Al contrario si può affermare che, pur soddisfatti gli altri requisiti, laddove non si abbia riscontro circa le dovute assicurazioni in merito alla privacy ed alla protezione dei dati  personali, la certificazione del SGSI non è garantita.
Lo si evince dal combinato disposto di cui all’obiettivo A.18.1.4 dell’appendice A ed al punto 6.1.3 “Trattamento del rischio relativo alla sicurezza delle informazioni” della ISO 27001.

Una lettura trasversale nei suddetti termini suggerisce quanto diventi fondamentale, oltre che opportuna, una certificazione di 3a parte di un meccanismo conforme agli articoli 42 e 43 del Regolamento UE 679.

È, in altre parole, quasi come dire che occorre verificare l’esistenza di una certificazione pro GDPR, o almeno la presenza dei presupposti di conformità al GDPR, per poter avviare l’iter per la certificazione ISO 27001 . È come, mi si permetta il parallelismo, quando le SOA devono verificare preliminarmente l’esistenza della certificazione ISO 9001 per il rilascio delle attestazioni richieste.

Se così è, appaiono evidenti le molteplici considerazioni che ne conseguono.

È conditio sine qua non che gli auditor 27001 coinvolti nell’audit, o almeno l’OdC, siano depositari di adeguate conoscenze in materia di data protection. In questo caso alcuni OdC potrebbero decidere di avvalersi, in alternativa agli esperti tecnici, di auditor che abbiano anche una certificazione secondo la norma UNI 11697. Ciò anche per dare ancora più peso e valore alla certificazione rilasciata.

Ben immaginabili possono essere le conseguenze di un siffatto ragionamento.
Si pensi ad un’organizzazione che abbia sia la certificazione ISO 27001 sia quella ex GDPR.

Quali potrebbero essere gli effetti qualora, in sede di verifica annuale, la stessa organizzazione si vedesse revocare il certificato di conformità al Regolamento? Oltre alla revoca del certificato, debitamente motivata, che l’OdC deve obbligatoriamente trasmettere al Garante privacy, c’è anche il rischio di vedersi, conseguentemente, revocare la certificazione ISO 27001 data la sopraggiunta inosservanza alla normativa privacy? E laddove l’Organismo coinvolto fosse lo stesso per entrambi gli schemi?

E cosa dire riguardo alla verifiche ispettive di 2a parte effettuate dalle aziende clienti?
Si pensi, per esempio, ad una multinazionale le cui paghe dei dipendenti sono gestite in outsourcing.
In sede di qualificazione dell’azienda appaltatrice verrà richiesto il soddisfacimento dei requisiti della ISO 27001, del Regolamento Ue e di quanto ad esso correlato, o di entrambe le normative o altro ancora come ulteriori evidenze in materia di Disaster Recovery o di Business Continuity Management? E quanto approfondite saranno queste verifiche?
Forse, “più semplicemente”, basterà fornire l’evidenza di una doppia certificazione di 3a parte?

Non spetta al sottoscritto dettare comportamenti univoci, questi competono sicuramente ad altri ma, se vogliamo essere allineati al dettato normativo – e in questa sede è significativa la relazione che viene a porsi fra norme di legge con valenza europea, oltre che nazionale, e norme di sistema con valenza internazionale, oltre che italiana – non vedo molte alternative alla suddetta interpretazione, almeno fino ad oggi.

A questo punto, come si suol dire, ai posteri l’ardua sentenza.

Marcello Colaianni
Compliance & Management Systems Consultant/Auditor
DPO UNI11697, Privacy Consultant e DP Auditor Certified

 

Il DPO: un facilitatore, un coach, un mentore!

È un sommo piacere vedere ribadito, nel post di Angelo Freni (https://www.linkedin.com/pulse/dpo-facilitatore-angelo-freni-1f/), che il DPO è colui che, fra l’altro, sorveglia l’osservanza del Reg. UE e non “quello che fa le carte” pena l’incorrere in un inevitabile conflitto d’interesse.

Da questa prospettiva si capisce come il DPO sia, e debba essere percepito, un facilitatore. Un professionista, cioè, che ha in sé la qualità di portare l’Organizzazione ad elicitare le proprie risorse e passare dalla situazione “A”, quella pre-Regolamento UE 679/2016, alla situazione “B”, post 25/05/2018 in adempimento ai requisiti della normativa vigente.

Il DPO è un coach! Svolge attività di coaching.

“COACHING” la cui parola richiama quella di COACH, carrozza ….  e come la carrozza trasporta il passeggero da un luogo ad un altro, il Coach porta il Cliente e l’utente finale (Coachee) dalla situazione attuale a quella desiderata, dalla definizione di propri obiettivi fino al loro raggiungimento.

Ha capacità relazionali ed è in grado di condurre colloqui e gestire le diverse fasi del processo.
Ha abilità proprie e caratteristiche peculiari che si riconoscono nell’ascolto attivo e contestuale; è aperto e sicuro di sé, flessibile e capace di adattarsi alle situazioni, umile e scevro da pregiudizi, rispettoso ed eticamente corretto.

L’indicazione dell’abilità del coaching fra gli skill previsti del DPO, ovvero del Responsabile della Protezione dei Dati (RPD), nella norma UNI 11697, non è un caso!

Non solo! Essendo un addetto ai lavori in materia di Data Protection, il DPO è un mentore!

Il mentor è un saggio che conosce le cose, un modello, la persona da prendere come riferimento e caratterizzata da una forte motivazione a fare da guida e da consigliere al mentee.

In azienda, il Mentore è colui che affianca ed istruisce chi lo succederà nel suo ruolo. È il DPO che affianca e istruisce l’intera organizzazione; è il DPO che è co-attore nell’istituzione, affiancamento e formazione del Data Protection Departement.

È il DPO, il tuo facilitatore nell’applicazione del GDPR.

Marcello Colaianni
Compliance & Management Systems Consultant/Auditor
Business, Team e Corporate Coach.