“Persone autorizzate” e “Soggetti designati” nella protezione dei dati personali.

L’introduzione, nel novellato D. Lgs. 196/03, dell’art. 2-quaterdecies: Attribuzione di funzioni e compiti a soggetti designati integra il disposto di cui all’art. 29 del GDPR.
Dalla comparazione fra il Reg. UE 679/2016 ed il nuovo Codice Privacy si riscontrano, però, delle differenze che suggeriscono qualche chiarimento.

Art. 29/679: Trattamento sotto l’autorità del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento:
Il responsabile del trattamento, o chiunque agisca sotto la sua autorità o sotto quella del titolare del trattamento, che abbia accesso a dati personali non può trattare tali dati se non è istruito in tal senso dal titolare del trattamento, salvo che lo richieda il diritto dell’Unione o degli Stati membri.

Art. 2-quaterdecies/196: Attribuzione di funzioni e compiti a soggetti designati
Il titolare o il responsabile del trattamento possono prevedere, sotto la propria responsabilità e nell’ambito del proprio assetto organizzativo, che specifici compiti e funzioni connessi al trattamento di dati personali siano attribuiti a persone fisiche, espressamente designate, che operano sotto la loro autorità.
Il titolare o il responsabile del trattamento individuano le modalità più opportune per autorizzare al trattamento dei dati personali le persone che operano sotto la propria autorità diretta.

 Dal combinato disposto dei suddetti articoli emerge che:

  • all’art. 29 prevale l’elemento fondante delle istruzioni che devono essere fornite per poter trattare dati personali soprassedendo ad aspetti altrettanto fondamentali;
  • “chiunque” può essere, indifferentemente, una persona fisica o una persona giuridica quindi anche un soggetto diverso dal dipendente purché svolga le attività di trattamento sotto l’autorità del Titolare/Responsabile;
  • al contrario, nell’art. 2-quaterdecies, si parla specificatamente di persone fisiche;
  • il richiamo all’assetto organizzativo può riferirsi al coinvolgimento non solo di figure interne ma anche esterne all’insegna dell’adozione delle misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio; ciò coerentemente alla previsione dell’art. 29;
  • l’espressa designazione delle persone fisiche lascia ben intendere l’opportunità di una nomina scritta dei soggetti designati;
  • è data enfasi all’autorità del Titolare/Responsabile sotto la quale le persone autorizzate agiscono e i soggetti designati operano.

Il mio suggerimento è quindi quello di:

  • identificare i soggetti, interni ed esterni, che vengono autorizzati a trattare dati personali in virtù dei trattamenti a loro affidati;
  • identificare, per i soggetti interni, l’unità funzionale di appartenenza;
  • procedere ad una loro designazione scritta specificando i confini delle attività di trattamento autorizzate/affidate;
  • adottare misure di limitazione e contenimento dei margini di manovra dei suddetti soggetti;
  • fornire istruzioni puntuali e adhocratiche valutando differenti livelli di responsabilizzazione;
  • assicurarsi che tali istruzioni siano debitamente documentate.

Identificati i soggetti, occorre attivarsi con i dovuti crismi per la loro più appropriata definizione e organizzazione.

In questo senso, per esempio, il Contitolare, il Rappresentante ed il Responsabile del trattamento dei dati personali sono persone autorizzate, persone fisiche o giuridiche rientrando nell’accezione “chiunque” dell’art. 29. La loro disciplina, però, è specifica e riconducibile, rispettivamente, agli artt. 26, 27 e 28. Sono persone che possono, secondo esigenza, trovarsi inseriti o meno nell’organigramma aziendale.

Qualche esempio?

  • L’Organismo di Vigilanza è un Responsabile del trattamento (RTDP) a cui il Titolare ricorre dovendo effettuare per suo conto specifici trattamenti.
    Il Titolare è chiamato obbligatoriamente, per legge, a ricorrere all’OdV per lo svolgimento di trattamenti specifici, in adempimento al D. Lgs. 231/01.
    Trattamenti per i quali il Titolare determina finalità e mezzi pur rimanendo, in capo all’OdV, gli autonomi poteri di iniziativa e controllo, di vigilanza sul funzionamento e l’osservanza dei modelli e del loro aggiornamento.
    È un Responsabile interno perché trattasi di un organismo dell’ente.
  • Il Collegio sindacale è, allo stesso modo, un Responsabile al quale il Titolare ricorre, anche in questo caso, per obbligo di legge. È però esterno, fuori dall’assetto organizzativo.
  • Lo studio di consulenza del lavoro è Responsabile esterno perché a lui ricorre il Titolare per il trattamento la gestione delle paghe dei propri dipendenti. Il Titolare, volendo, potrebbe gestire in proprio tali trattamenti ma preferisce concentrarsi sul proprio core business e ricorrere all’outsourcing.
  • il DPO, è persona autorizzata rivelandosi, secondo i chiarimenti del Garante, sia persona fisica sia persona giuridica. Il suo ruolo è però specificatamente disciplinato dagli artt. 37 a 39.

Focalizzando l’attenzione sulle singole funzioni del Titolare (Azienda, Studio professionale, Associazione, Ente, ecc.) lo sguardo è sicuramente rivolto alle persone fisiche, agli individui che, in virtù dei compiti svolti, sono riconducibili ai soggetti designati.

Vi si riscontrano le seguenti figure:

  • il Privacy manager, che chiamato ad adeguare l’organizzazione ai requisiti della normativa sulla protezione dei dati personali, è soggetto designato in staff al Direttore generale;
  • l’amministratore di sistema, che amministra i componenti del sistema ICT per soddisfare i requisiti del servizio, è soggetto designato;
  • il Direttore del personale, così come i suoi collaboratori che trattano dati personali, è soggetto designato
  • e così via.

Per quanto sopra risulta evidente, quindi, l’importanza di porre la dovuta attenzione nell’individuazione di tutti i soggetti, dentro e fuori l’Organizzazione (Titolare), in qualità di persone autorizzate ovvero di soggetti designati, e dare così evidenza delle modalità organizzative nella distribuzione di ruoli e responsabilità all’insegna del principio generale e fondante di ACCOUNTABILITY soddisfacendo una delle principali azioni da intraprendere qual è la progettazione dell’organigramma per la data protection.

Marcello Colaianni
Certified DPO e DP Auditor UNI 11697

Certified DP Auditor ISDP 10003:2018 Scheme
Compliance & Management Systems Consultant/Auditor

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La Repubblica di San Marino, il GDPR e la Protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali: considerazioni relative all’istituto della Certificazione.

La Repubblica di San Marino (RSM) non è Stato membro dell’Unione Europea tuttavia il combinato disposto:

  1. ex art. 3/679/2016, § 1: Il presente regolamento si applica al trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito delle attività di uno stabilimento da parte di un titolare del trattamento o di un responsabile del trattamento nell’Unione, indipendentemente dal fatto che il trattamento sia effettuato o meno nell’Unione;
  2. ex art. 3/171/2018, comma 1: La presente legge si applica al trattamento interamente o parzialmente automatizzato di dati personali e al trattamento non automatizzato di dati personali contenuti in un archivio o destinati a figurarvi, effettuato da chiunque è stabilito nel territorio della Repubblica di San Marino o in un luogo comunque soggetto alla sovranità della Repubblica di San Marino

evidenzia come il Regolamento UE 679/2016 sia del tutto applicabile, ed obbligatorio, anche per le organizzazioni sammarinesi.
Inoltre, la normativa ivi legiferata consente di considerare la RSM un Paese nel quale sono presenti le cosiddette garanzie adeguate di cui all’art. 46/679/2016 ed al Considerando 108 del Regolamento Ue.

Con riferimento alla Certificazione, ex artt. 42 e 43 del GDPR, discende che le relative disposizioni debbano, parimenti, essere prese nella dovuta considerazione.
Ciò premesso, doverosamente, occorre rilevare che l’accreditamento degli Organismi di Certificazione (OdC) richiamati all’art. 44/171/2018 è effettuato, in presenza di presupposti, unicamente dall’Autorità Garante per la protezione dei dati personali della RSM.

Per quanto riguarda l’altro aspetto rilevante, ovvero il fatto che il meccanismo di certificazione debba fondarsi sui requisiti della ISO 17065 piuttosto che della ISO 17021, non ci sono indicazioni specifiche.
Logica vuole che, sulla base delle considerazioni in premessa, le Autorità locali si allineino alle disposizioni del GDPR … e non vedo, personalmente, alternative.

L’art. 43/171/2018, c. 1, infatti, recita: <<Il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento possono sottoporre il trattamento effettuato ad un meccanismo di certificazione della protezione dei dati, nonché di sigilli e marchi di protezione dei dati allo scopo di dimostrare la conformità alla presente legge dei trattamenti effettuati dai medesimi titolari e responsabili del trattamento>>.
Identica disposizione di quanto all’art. 42/679/2016, § 1, per la parte di nostro interesse: <<Gli Stati membri, le autorità di controllo, il comitato e la Commissione incoraggiano, in particolare a livello di Unione, l’istituzione di meccanismi di certificazione della protezione dei dati nonché di sigilli e marchi di protezione dei dati allo scopo di dimostrare la conformità al presente regolamento dei trattamenti effettuati dai titolari del trattamento e dai responsabili del trattamento>>.

Da quanto sopra si rileva, ancora una volta, come la valutazione di conformità di un meccanismo di certificazione della protezione dei dati, nonché di sigilli e marchi di protezione dei dati trovi soddisfazione nella norma UNI CEI EN ISO/IEC 17065 che riguarda, compiutamente, i Requisiti per organismi che certificano prodotti, processi e servizi e non nella norma UNI CEI EN ISO/IEC 17021 che, diversamente, riguarda i Requisiti per gli organismi che forniscono certificazione di sistemi di gestione.

A questo punto manca un solo tassello.
La garanzia che gli Organismi di certificazione operino nel rispetto dei requisiti della ISO 17065 è data dall’accreditamento degli stessi da parte dell’Ente nazionale di accreditamento, in Italia, Accredia.
In assenza di un ente di accreditamento nella Repubblica di San Marino trovo estremamente utile ed oltremodo ragionevole prevedere, al comma 2 dell’art. 44/171/2018, anche il requisito dell’accreditamento degli OdC, per altro inclusivo di quanto alle lettere da a) a d), in conformità della norma UNI CEI EN ISO/IEC 17065.

Così facendo, insieme ad un ulteriore allineamento ed uniformità con il Regolamento UE 679/2016, tutte le organizzazioni della Repubblica di San Marino potrebbero facilmente identificare, fra gli altri, lo schema ISDP 10003:2018 certificato Accredia come lo strumento più idoneo a dimostrare la conformità dei trattamenti effettuati dai titolari e responsabili del trattamento così come previsto dalla Legge 21 Dicembre 2018 n.171.

Marcello Colaianni
Certified DPO e DP Auditor UNI 11697
Certified DP Auditor ISDP 10003:2018 Scheme
Compliance & Management Systems Consultant

Le competenze morbide del DPO … e non solo

I compiti del DPO e le competenze richieste nel Regolamento UE 679/2016 hanno dato via libera ai più disparati pareri, e convinzioni, su chi possa ricoprire questo ruolo.
A riguardo, mi sono già espresso con il mio articolo: <<Il Data Protection Officer: Quali competenze per quali compiti>> e non voglio essere ridondante:(https://marcellocolaianniblog.wordpress.com/2017/03/14/il-data-protection-officer-quali-competenze-per-quali-compiti)

Ciò a cui tengo, in questa sede, è dare il giusto spazio alle competenze morbide, ovvero a quelle abilità che per il DPO, e non solo per lui, sono estremamente utili nell’espletamento delle proprie funzioni.

Mi riferisco, per esempio, a quelle richiamate dalla norma ISO 19011: mentalità aperta, diplomatici, sicuri di sé, collaborativi, versatili, perseveranti, in grado di agire con fermezza, ecc. e dalla norma UNI 11697 che contempla, fra l’altro, la capacità di comunicare, di analisi, di sintesi, di controllo, di convincimento, di gestione dei conflitti, di iniziativa e di lavorare in gruppo.
Skill fondamentali nelle relazioni interpersonali e quindi anche per chi, come il DPO, si trova costantemente a confrontarsi con diversi soggetti, dentro e fuori l’organizzazione.

Ma cosa si intende per competenze dure e cosa per competenze morbide?
Si può dire che le prime consentono di svolgere specifici compiti sulla base di una molteplicità di conoscenze acquisite nel tempo; le seconde si riferiscono ad abilità che riguardano, piuttosto, le modalità di rapportarsi con gli altri, gli atteggiamenti assunti nell’esprimere concetti, l’assunzione di una postura rispettosa del proprio interlocutore, un tono di voce moderato e consono alle circostanze … e così via; in altre parole l’abilità di gestire le relazioni interpersonali.
La complementarietà fra competenze dure e competenze morbide è fondamentale ancor più di una ipotetica e totale copertura delle sole competenze dure … e insieme consentono di portare a termine compiti e di risolvere problemi.

Si nasce o si diventa competenti?
Si può tranquillamente affermare che nessuno nasce imparato!
L’apprendimento formale è base e condizione necessaria, e non sufficiente, per metabolizzare conoscenze e, quindi, competenze tecniche. L’apprendimento informale e non-formale chiudono il cerchio doverosamente integrate dall’esperienza.
Per le competenze morbide c’è quello che si chiama istinto, predisposizione o capacità innata. In realtà, anche qui si può agire di conseguenza e migliorare sempre.

Come? Con il coaching!
Un’attività con cui il professionista, il coach, affianca il cliente, il coachee, ad elicitare le risorse necessarie per risolvere problemi e raggiungere i propri obiettivi attraverso tecniche e metodologie appropriate.
Il coaching, non a caso, è una delle abilità previste per la figura del DPO.
Da qui l’utilità di inserire, nei tradizionali corsi per DPO o per Manager privacy, Specialista Privacy e Valutatore privacy incontri formativi che enfatizzino le suddette abilità per una preparazione più completa e strategica e se il coach è anche un addetto ai lavori nell’ambito della protezione dei dati personali … beh,  poter affidarsi a un mentore è il TOP!

In realtà in qualunque contesto, professionale o di vita quotidiana, chiunque trae grande utilità nell’immergersi in questo mondo stupefacente … ed è il primo ad accorgersene e rendersi conto del maggior potenziale acquisito.

Marcello Colaianni
Business, Corporate, Executive e Team Coach
Privacy Consultant e DP Auditor Certified – DPO UNI 11697 Certified

Culpa in eligendo, culpa in vigilando e principio di effettività nelle relazioni fra TTDP e RTDP

Nelle relazioni fra Titolare del trattamento e Responsabile del trattamento, al di là del dettato normativo, sono state espresse tante, a volte troppe, interpretazioni del tipo:

  • il Titolare del trattamento deve o può (?) nominare il Responsabile del trattamento ….;
  • il Responsabile del trattamento comunica al Titolare l’assunzione di incarico in forza di …;
  • il Titolare ed il Responsabile sottoscrivono un contratto negoziando sui suoi contenuti … .

Sono tutte considerazioni legittime che, però, determinano comportamenti differenziati e, non sempre, allineati ai requisiti del GDPR.
Ragioniamo, insieme, con il Regolamento alla mano riportando innanzitutto le definizioni che seguono:

  • «titolare del trattamento»: la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali (…);
  • «responsabile del trattamento»: la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento.

Si evince, fin da subito, come sia il Titolare del trattamento a fare il primo passo nei confronti del Responsabile, e non viceversa perché è quest’ultimo che, in virtù di un mandato o contratto di servizi sottoscritto con il Titolare, tratta dati personali a questi riconducibili. E proprio in funzione del contratto di servizi, o del mandato, che i dati personali riconducibili al Titolare saranno più o meno ampi con riferimento alla categoria di dati trattati (dati personali, particolari, giudiziari penali) piuttosto che ai mezzi di trattamento o altro ancora.

Questa è ancora la fase in cui è “semplicemente” stabilito il rapporto professionale fra le parti. Quindi lo studio dell’Avvocato, del Consulente del lavoro o della Società di consulenza in materia di privacy, per fare solo pochi esempi, in virtù del suddetto mandato o contratto, si pongono come Responsabili del trattamento nei confronti del loro assistito ovvero del loro cliente.

Il Reg. UE 679/2016, al primo paragrafo dell’art. 28, recita: “Qualora un trattamento debba essere effettuato per conto del titolare del trattamento, quest’ultimo ricorre unicamente a responsabili del trattamento che presentino garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti del presente regolamento e garantisca la tutela dei diritti dell’interessato”.

È indubbio che nel farsi rappresentare dall’avvocato, nelle sedi giudiziarie, o nel ricorrere al consulente del lavoro per la gestione paghe dei propri dipendenti o alla società di consulenza per adeguarsi alla normativa sulla privacy si sta facendo riferimento ad un trattamento di dati personali che deve essere effettuato per conto del titolare del trattamento.

A questo punto, se il servizio è garantito dalla firma del contratto sottoscritto fra cliente e fornitore, occorre far sì che anche il rapporto fra Titolare (ovvero il Cliente) e Responsabile (cioè il Fornitore), ai fini privacy, sia ugualmente garantito.

Come? Semplice: il Titolare nomina il proprio Fornitore come Responsabile del trattamento.
In che modo? Con un contratto o altro atto giuridico!

Ed ecco il semaforo rosso! Come fa il Titolare a ricorrere ovvero nominare quell’avvocato, quel consulente o quella società se non sa nemmeno se presentano garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti del presente regolamento e garantisca la tutela dei diritti dell’interessato?

I suddetti soggetti, già per loro conto in quanto Titolari dei propri dati personali, devono adempiere al regolamento. Quindi, già di per sé sono tenuti al rispetto del GDPR. L’assunzione del ruolo di RTDP conseguente alle relazioni con il Titolare non costituisce una fattispecie diversa se non quella dettata dalla contestualizzazione dei rapporti nello svolgimento della propria attività. Infatti l’Avvocato, il Consulente e la Società, nei confronti dei loro fornitori, si pongono a loro volta come titolari.
Titolari e Responsabili sono entrambi terzi alternandosi di volta in volta a seconda dello specifico contesto. Ce lo ricorda l’art. 4, che al punto 10) del primo paragrafo, definisce <<terzo>>: la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che non sia l’interessato, il titolare del trattamento, il responsabile del trattamento e le persone autorizzate al trattamento dei dati personali sotto l’autorità diretta del titolare o del responsabile.

A dispetto di tutto ciò, la nomina a RTDP (esterno) non viene sottoscritta; chissà per quale motivo (??).

Il Titolare a questo punto può assumere due comportamenti: sostituire il professionista o soprassedere perché prevalgono le competenze specifiche. Ma ahimè, la mancata sottoscrizione del contratto, di nomina del RTDP, determina una sanzione amministrativa pecuniaria.

Infatti, l’art. 83/679/2016 dispone che (…) la violazione delle disposizioni seguenti è soggetta a sanzioni amministrative pecuniarie fino a 10 000 000 EUR, o per le imprese, fino al 2% del fatturato mondiale totale annuo dell’esercizio precedente, se superiore nei casi di: a) gli obblighi del titolare del trattamento e del responsabile del trattamento a norma degli articoli 8, 11, da 25 a 39, 42 e 43.
Come si può notare, l’art. 28 ci sta; è specificatamente considerato.

Un altro aspetto per cui la nomina del RTDP è oltremodo doverosa e opportuna è quello esplicitato all’art. 82/679/2016 in materia di Diritto al risarcimento e responsabilità e, più precisamene, in materia di responsabilità solidale.

Al Titolare, quindi, può essere obiettato il fatto che il soprassedere alla sottoscrizione del contratto di nomina del RTDP è contrario ai suoi obblighi di messa in atto delle misure tecniche e organizzative adeguate per garantire, ed essere in grado di dimostrare, che il trattamento è effettuato conformemente al presente regolamento con un rischio, appunto, di sanzione amministrativa pecuniaria fino a 10 000 000 EUR, o per le imprese, fino al 2 % del fatturato mondiale totale annuo dell’esercizio precedente, se superiore per inosservanza del combinato disposto ex artt. 24, 28 e 83 del GDPR.

Per quanto sopra, oggettivamente, al Titolare non può essere attribuita una culpa in eligendo laddove i RTDP nominati dovessero disattendere i requisiti di idoneità e adeguatezza. Abbiamo detto perché obbligati al rispetto del Regolamento, fin dall’origine, in qualità di TTDP.

Altro è invece se parliamo di culpa in vigilando. Fra le istruzioni che il Titolare impartisce al RTDP, infatti, è obbligatoria anche quella che prevede di poter svolgere, direttamente e/o indirettamente, attività di revisione e ispezione. Facoltà del tutto legittima anche se estesa a tutta la filiera dei soggetti che, direttamente o meno, trattano dati personali riconducibili al Titolare … fino al gestore del cloud.

Per chi, infine, ritiene che la nomina del RTDP è, persino, irregolare dichiarando il prevalere del cosiddetto principio di effettività per cui il RTDP è tale di fatto e non deve ricevere nessun incarico formale, per la semplice esistenza di un contratto di fornitura (quando esiste) o del rapporto di compravendita fra le parti, mi permetto di dissentire fortemente perché siffatto principio:

  • deve essere esplicitamente richiamato nella specifica normativa di riferimento;
  • non rientra nel novero dei Principi applicabili al trattamento di dati personali ex art. 5;
  • è palesemente in contrasto al disposto ex art. 28.

Nulla quindi che possa essere paragonato al principio di effettività richiamato, per quanto di propria competenza, nella legislazione speciale di cui al:

  • D. Lgs. 81/08 e smi che – all’art. 299/81/08 e smi “Esercizio di fatto di poteri direttivi” – recita: <<Le posizioni di garanzia relative ai soggetti di cui all’articolo 2, comma 1, lettere b), d) ed e), gravano altresì su colui il quale, pur sprovvisto di regolare investitura, eserciti in concreto i poteri giuridici riferiti a ciascuno dei soggetti ivi definiti e
  • D. Lgs. 231/01 e smi che – al comma 1, lett. a) dell’art. 5 “Responsabilità dell´ente” – dispone: <<L´ente è responsabile per i reati commessi nel suo interesse o a suo vantaggio da persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione dell´ente o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale nonché da persone che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo dello stesso.

Marcello Colaianni
Compliance & Management Systems Consultant/Auditor
Privacy Consultant & DP Auditor Certified

 

 

GDPR e WHISTLEBLOWING

Il Whistleblowing, ovvero la disciplina della segnalazione da parte del dipendente, trova il suo definitivo riconoscimento con l’entrata in vigore della L. 30 novembre 2017, n. 179 Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato.

In ambito pubblico, il suddetto istituto era già noto grazie al D.P.R. 16 aprile 2013, n. 62 Regolamento recante codice di comportamento dei dipendenti pubblici, a norma dell’articolo 54 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 dove l’art. 8 recita: Il dipendente (…) fermo restando l’obbligo di  denuncia all’autorità giudiziaria, segnala al proprio superiore gerarchico eventuali situazioni di  illecito  nell’amministrazione  di  cui  sia venuto a conoscenza”.

In ambito privato la sua applicazione viene specificatamente circoscritta al D. Lgs. 231/01 con l’inserimento degli articoli 2-bis, 2-ter e 2-quater. La determinazione del perimetro del whistleblowing in seno alla Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica lascia ben intendere, in realtà, il notevole livello di estensione della validità di questo istituto.

Ai nostri fini, l’argomento coinvolge sicuramente la materia della “Privacy” giacché l’art. 24-bis del D. Lgs. 231/01 contempla i Delitti informatici e trattamento illecito di dati e più precisamente i reati di:

  • Falsità in un documento informatico pubblico o avente valore probatorio (art. 491-bis c.p.);
  • Accesso abusivo ad un sistema informatico e telematico (art. 615-ter c.p.);
  • Detenzione e diffusione abusiva di codici di accesso a sistemi informatici e telematici (art. 615-quater);
  • Diffusione di apparecchiature, dispositivi o programmi informatici diretti a danneggiare o interrompere un sistema informatico o telematico (art. 615-quinquies c.p.);
  • Intercettazione, impedimento o interruzione illecita di comunicazioni informatiche o telematiche (art. 617-quater c.p.);
  • Installazione di apparecchiature atte ad intercettare, impedire o interrompere comunicazioni informatiche o telematiche (art. 617-quinquies c.p.);

a cui si aggiungono quelli di cui alla Parte III^ Tutela dell’interessato e sanzioni, Titolo III Sanzioni, Capo II Illeciti penali che, alla luce dello Schema di decreto legislativo recante disposizioni per l’adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del regolamento (UE) 2016/679, sono:

  • Trattamento illecito di dati;
  • Falsità nelle dichiarazioni al Garante;
  • Altre fattispecie e
  • Pene accessorie

Per quanto sopra, si può quindi affermare che il D. Lgs. 231/01 si pone come elemento di congiunzione fra la Privacy, nei termini considerati, ed il whistleblowing. E questo vale per tutti coloro che, a vario titolo, vi si adeguano.

A questo punto la domanda sorge spontanea: I soggetti estranei all’obbligo di osservanza del D. Lgs. 231/01 sono comunque tenuti, ai fini della normativa vigente in materia di Data Protection, a prendere in debita considerazione tale istituto e, quindi, anche la predisposizione di idonee procedure di segnalazione?

Evidentemente no! Manca infatti la base giuridica che imponga un siffatto comportamento.

In termini volontaristici, naturalmente, è tutta un’altra cosa!

Sebbene, in questo caso, l’obiettivo sia quello di tutelare direttamente l’Interessato nel trattamento dei suoi dati personali gli effetti che ne derivano sono comunque utili al Titolare, ovvero al Responsabile del trattamento.

L’adozione volontaria di procedure di segnalazione contro il rischio di commissione di reati o irregolarità in materia di Privacy sono del tutto coerenti con il dettato di cui al Reg. UE 679/2016 nonché di quello che rimane del D. Lgs. 196 e di quello che verrà:

  1. perché il trattamento illecito dei dati è contrario al primo dei principi del GDPR;
  2. perché l’adozione di procedure di whistleblowing rientra sicuramente fra le misure tecniche e organizzative che il titolare deve adottare;
  3. perché tali comportamenti precauzionali possono concorrere a calmierare l’importo della sanzione pecuniaria;

e ancora:

  1. perché evita l’incorrere del rischio reclusione;
  2. perché estremamente pertinente nell’ipotesi di implementazione di un sistema di gestione della protezione dei dati personali;
  3. perché valido strumento contro il rischio reputazionale.

Non solo. Laddove il Titolare lungimirante intenda tener conto del whistleblowing un utile e valido  riferimento su come comportarsi è adeguarsi alle indicazioni del decreto 231 ovvero  degli articoli:

<<2-bis che prevede:

  1. uno o piu’ canali che consentano ai soggetti indicati nell’articolo 5, comma 1, lettere a) e b), di presentare, a tutela dell’integrità dell’ente, segnalazioni circostanziate di condotte illecite, rilevanti ai sensi del presente decreto (231) e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, o di violazioni del modello di organizzazione e gestione dell’ente, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte; tali canali garantiscono la riservatezza dell’identità del segnalante nelle attivita’ di gestione della segnalazione;
  2. almeno un canale alternativo di segnalazione idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante;
  3. il divieto di atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione
  4. nel sistema disciplinare adottato ai sensi del comma 2, lettera e), sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante, nonché di chi effettua con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelano infondate.

2-ter che dispone: 

L’adozione di misure discriminatorie nei confronti dei soggetti che effettuano le segnalazioni di cui al comma 2-bis puo’ essere denunciata all’Ispettorato nazionale del lavoro, per i provvedimenti di propria competenza, oltre che dal segnalante, anche dall’organizzazione sindacale indicata dal medesimo.

2-quater per cui è stabilito che:

Il licenziamento ritorsivo o discriminatorio del soggetto segnalante è nullo. Sono altresì nulli il mutamento di mansioni ai sensi dell’articolo 2103 del codice civile, nonché qualsiasi altra misura ritorsiva o discriminatoria adottata nei confronti del segnalante. È onere del datore di lavoro, in caso di controversie legate all’irrogazione di sanzioni disciplinari, o a demansionamenti, licenziamenti, trasferimenti, o sottoposizione del segnalante ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro, successivi alla presentazione della segnalazione, dimostrare che tali misure sono fondate su ragioni estranee alla segnalazione stessa>>.

Ad assicurarsi circa il rispetto delle regole, se in ambito 231 spetta all’OdV, in questa sede spetta sicuramente al DPO nell’alveo dei suoi compiti istituzionali. In mancanza, è oltremodo opportuno il ricorso a un DP Auditor.

Marcello Colaianni
Compliance & Management Systems Consultant/Auditor
Privacy Consultant & DP Auditor Certified

 

Il DPO: un facilitatore, un coach, un mentore!

È un sommo piacere vedere ribadito, nel post di Angelo Freni (https://www.linkedin.com/pulse/dpo-facilitatore-angelo-freni-1f/), che il DPO è colui che, fra l’altro, sorveglia l’osservanza del Reg. UE e non “quello che fa le carte” pena l’incorrere in un inevitabile conflitto d’interesse.

Da questa prospettiva si capisce come il DPO sia, e debba essere percepito, un facilitatore. Un professionista, cioè, che ha in sé la qualità di portare l’Organizzazione ad elicitare le proprie risorse e passare dalla situazione “A”, quella pre-Regolamento UE 679/2016, alla situazione “B”, post 25/05/2018 in adempimento ai requisiti della normativa vigente.

Il DPO è un coach! Svolge attività di coaching.

“COACHING” la cui parola richiama quella di COACH, carrozza ….  e come la carrozza trasporta il passeggero da un luogo ad un altro, il Coach porta il Cliente e l’utente finale (Coachee) dalla situazione attuale a quella desiderata, dalla definizione di propri obiettivi fino al loro raggiungimento.

Ha capacità relazionali ed è in grado di condurre colloqui e gestire le diverse fasi del processo.
Ha abilità proprie e caratteristiche peculiari che si riconoscono nell’ascolto attivo e contestuale; è aperto e sicuro di sé, flessibile e capace di adattarsi alle situazioni, umile e scevro da pregiudizi, rispettoso ed eticamente corretto.

L’indicazione dell’abilità del coaching fra gli skill previsti del DPO, ovvero del Responsabile della Protezione dei Dati (RPD), nella norma UNI 11697, non è un caso!

Non solo! Essendo un addetto ai lavori in materia di Data Protection, il DPO è un mentore!

Il mentor è un saggio che conosce le cose, un modello, la persona da prendere come riferimento e caratterizzata da una forte motivazione a fare da guida e da consigliere al mentee.

In azienda, il Mentore è colui che affianca ed istruisce chi lo succederà nel suo ruolo. È il DPO che affianca e istruisce l’intera organizzazione; è il DPO che è co-attore nell’istituzione, affiancamento e formazione del Data Protection Departement.

È il DPO, il tuo facilitatore nell’applicazione del GDPR.

Marcello Colaianni
Compliance & Management Systems Consultant/Auditor
Business, Team e Corporate Coach.

 

 

DPO: Data Protection Officer versus Data Privacy Officer, stesso acronimo, figure diverse

Ho già avuto modo di scriverlo in alcuni miei articoli come quello del 21 agosto 2017 (https://marcellocolaianniblog.wordpress.com/2017/08/21/il-responsabile-della-protezione-dei-dati-il-privacy-officer-e-le-altre-figure-del-gdpr/) e mi preme qui ribadire il concetto per cui di Data Protection Officer ce n’è uno ed uno solo. È quello nominativamente previsto agli articoli 37 a 39 del Regolamento UE 679/2016.

Senza nulla togliere alle altre figure professionali della Privacy, o più correttamente, della Data Protection, vanno assolutamente specificate le differenze in termini di ruolo, mansioni e competenze.

Esiste il Chief Privacy Officer? Va bene, non è il DPO! Esistono i Privacy Officer e gli altri Officer che si occupano a vario titolo della materia in discorso? Benissimo! Sono altro rispetto al DPO!

L’ultimo nato è l’ancor più ingannevole Data Privacy Officer con acronimo identico al Data Protection Officer.  Un caso?

Da dove salti fuori non ne ho minimamente idea. È certo che se si vogliono identificare soggetti che, in azienda o fuori, si occupano della materia in discorso basta ricorrere ai suggerimenti della norma UNI 11697 che, riconoscendo personalmente il Responsabile della Protezione dei Dati,  propone la figura del Manager Privacy, valida alternativa a tutte le altre definizioni più sopra citate, dello Specialista privacy e del Valutatore privacy per i quali sono formulate caratteristiche proprie e identificative.

D’altra parte, è lo stesso WP29 (ora EDPB) a ricordarcelo:
Nulla osta a che un’azienda o un ente, quando non sia soggetta all’obbligo di designare un RPD e non intenda procedere a tale designazione su base volontaria, ricorra comunque a personale o consulenti esterni incaricati di incombenze relative alla protezione dei dati personali. In tal caso è fondamentale garantire che non vi siano ambiguità in termini di denominazione, status e compiti di queste figure; è dunque essenziale che in tutte le comunicazioni interne all’azienda e anche in quelle esterne (con l’autorità di controllo, gli interessati, i soggetti esterni in genere), queste figure o consulenti non siano indicati con la denominazione di responsabile per la protezione dei dati (RPD).
Considerazioni che valgono anche per i chief privacy officers (CPO) o altri professionisti in materia di privacy già operanti presso alcune aziende, che non sempre e non necessariamente si conformano ai requisiti fissati nel regolamento per quanto riguarda, per esempio, le risorse disponibili o le salvaguardie della loro indipendenza e che, in tal caso, non possono essere considerati e denominati “RPD”.  

Marcello Colaianni
Compliance & Management Systems Consultant/Auditor

Norme di legge e norme di sistema: Requisiti complementari e differenti.

Con il presente articolo mi associo al pensiero di un autorevole e riconosciuto Organismo di Certificazione italiano.

Spesso, anche dal confronto con miei rispettosissimi colleghi, mi trovo a dibattere sulla necessità di fare i dovuti distinguo fra le prescrizioni di cui alla legislazione e quelle formulate all’interno delle norme di  sistema.
Ecco che cosa intendo.

Nel testo del D. Lgs. 8 giugno 2001 n.  231 “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300” è incluso il riferimento alla corruzione richiamata all’art. 25: Concussione, induzione indebita a dare o promettere utilità e corruzione. Sappiamo trattarsi di uno degli innumerevoli reati a fronte del quale gli Enti devono implementare un modello di organizzazione e di gestione idoneo ad avere efficacia esimente della responsabilità amministrativa; il cosiddetto M.O.G.

La dimostrazione di una sua adozione ed efficace attuazione è espressa nella registrazione ed osservanza di aspetti riguardanti:

  • La mappatura delle aree/funzioni/attività aziendali a rischio reato;
  • L’analisi puntuale degli specifici fattori di pericolo e loro analisi per la determinazione del rischio e suo trattamento;
  • La valutazione, costruzione ed adeguamento del sistema di controllo preventivo con l’individuazione ed analisi dei singoli componenti: Codice etico (e sistema disciplinare) con riferimento ai reati considerati, Sistema organizzativo, Procedure manuali ed informatiche, Poteri autorizzativi e di firma, Sistema di controllo di gestione, Formazione e addestramento, Comunicazione e coinvolgimento, Gestione operativa, Sistema di monitoraggio della sicurezza;
  • L’identificazione e nomina di un appropriato Organismo di Vigilanza (OdV) tenendo conto della sua composizione, dei compiti, dei requisiti e poteri e loro distribuzione fra i singoli membri, le relazioni fra l’OdV e le altri funzioni aziendali, i flussi di informazione nonché i profili penali e della responsabilità.

Quanto sopra, tuttavia, è cosa del tutto differente rispetto a ciò che prevede la UNI ISO 37001: Sistemi di gestione per la prevenzione della corruzione – Requisiti e guida all’utilizzo.

Questa, a solo titolo esemplificativo, identifica specifiche figure professionali quali il Responsabile della prevenzione della corruzione, riconosce l’Organo direttivo e l’Alta direzione che si sovrappongono alle funzioni già esistenti all’interno dell’Organizzazione con propri ruoli, responsabilità ed un coinvolgimento tale per cui si può oggettivamente affermare: “Non poteva non sapere”.

Qui, la valutazione dei rischi di corruzione si estende concretamente ai cosiddetti “soci in affari” e ad essa, laddove emergessero rischi medi o elevati, segue una due diligence. Occorre cioè avviare un’ulteriore verifica della natura ed entità del rischio di corruzione e aiutare le organizzazioni  ad assumere decisioni in relazione a transazioni, progetti, attività, soci in affari e personale specifici.

Cosa c’è in comune? La valutazione dei rischi, la consapevolezza e la formazione a tutti i livelli e funzioni dell’organizzazione, la comunicazione e le informazioni documentate … il tutto, però, debitamente contestualizzato.

Parimenti dicasi per la PRIVACY!

Al pari della Corruzione, il D. Lgs. 231, all’art 24-bis, tratta dei Delitti informatici e trattamento illecito di dati.

L’evidenza delle azioni intraprese volte ad evitare l’incorrere in siffatti rischi e, quindi, a dimostrare il loro regolare monitoraggio non può assolutamente essere equiparato ai comportamenti da assumere in ossequio al Regolamento UE 679/2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati.

Certo! È indubbio che vi siano correlazioni fra i suddetti reati e l’adeguamento al GDPR (General Data Protection Regulation). Si tratta, però, di aspetti fra loro complementari e del tutto insufficienti a dimostrare autonomamente la reciproca osservanza senza l’attuazione di specifici adempimenti.

L’adeguamento al Regolamento, che subentra al D. Lgs. 196/03 e smi (Codice in materia di protezione dei dati personali) in fieri di essere revisionato in adeguamento allo stesso GDPR, già di per sé, impone un approccio sistemico nell’adempimento dei suoi requisiti. Un approccio, cioè, simile al passaggio fra il D. Lgs. 626/94 ed il D. Lgs. 81/08 in materia di Sicurezza sul lavoro – rafforzato poi dal riferimento al relativo sistema di gestione di cui all’art. 30 – dove non è sufficiente l’adempimento puntuale, per esempio, dell’informativa e della richiesta del consenso o della designazione del Responsabile della protezione dei dati.

Si richiede, innanzitutto, un cambiamento di cultura, l’individuazione di nuove figure aziendali che, grazie alla propria esperienza ed alle risorse disponibili, possano dare il loro valido contributo all’Organizzazione. Serve, senza ricorrere al tuttologo di turno, un approccio trasversale che consenta di rilevare la ricaduta del trattamento dei dati personali degli interessati con riferimento a tutte le attività di trattamento del Titolare focalizzandosi, fin dalla progettazione e per impostazione predefinita, sia sui dati logici sia, e prima ancora, su quelli organizzativi e fisici.

Un’utopia? NO! Tanto più considerando che gli Stati membri, le autorità di controllo, il comitato e la Commissione incoraggiano, in particolare a livello di Unione, l’istituzione di meccanismi di certificazione della protezione dei dati (…)  allo scopo di dimostrare la conformità al presente regolamento dei trattamenti effettuati dai titolari del trattamento e dai responsabili del trattamento.

Meccanismi di certificazione che, se propriamente implementati, possono calmierare l’entità di eventuali sanzioni amministrative.

Nel nostro Paese, ci sono schemi (leggi meccanismi) proprietari di certificazione che, validati da Organismi lungimiranti, sebbene fuori accreditamento hanno l’indiscusso merito di aiutare le organizzazioni nell’applicazione del Regolamento stesso.

Cosa fare, quindi?

  1. Definire il focus, l’obiettivo: Capire cosa si vuole fare e focalizzarsi su quello;
  2. Individuare e valutare le diverse possibilità per raggiungere l’obiettivo;
  3. Pianificare le azioni da intraprendere, come organizzarsi e convergere, all’interno e/o ricorrendo a professionalità esterne, expertises differenti per il comune obiettivo;

e ancora

  1. Analizzare e far fronte agli eventuali ostacoli che vi si frappongono;
  2. Assicurarsi di essere, tutti, sulla stessa lunghezza d’onda … e
  3. PARTIRE!

Marcello Colaianni
Compliance & Management Systems Consultant/Auditor

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Il GDPR e i meccanismi di certificazione

In Italia, esistono Standard proprietari conformi al GDPR ma, a onor del vero, un unico meccanismo di certificazione valido in tutta la UE é ancora là da essere riconosciuto come universalmente validato.

A riguardo, durante la partecipazione ad alcuni convegni sento dire quanto sia controproducente, da parte delle Organizzazioni,  l’adozione di un siffatto meccanismo.

Rimango basito!

Innanzitutto, ricordiamo tutti che “gli Stati membri, le autorità di controllo, il comitato e la Commissione incoraggiano, in particolare a livello di Unione, l’istituzione di meccanismi di certificazione della protezione dei dati” …
… e questo vorrà dire qualcosa, no?   

In secondo luogo è fondamentale sapere che, sebbene l’istituzione del meccanismo di certificazione sia facoltativa, l’adeguata implementazione e idonea applicazione di un sistema di gestione per la protezione dei dati è uno dei fattori presi in considerazione per calmierare l’entità delle sanzioni amministrative, qualora comminate.

È vero! Una volta che s’intraprende questo cammino virtuoso … non si può più tornare indietro, pena il rischio di:

  1. vedersi revocata la certificazione,
  2. vedere comunicata la revoca della certificazione all’autorità di controllo
  3. ritrovarsi ancor più vulnerabili di fronte alle eventuali ispezioni circa l’applicazione del Regolamento.

Ma mi chiedo:

  • qualunque Sistema di gestione aziendale, e quindi anche il DPMS (Data Protection Management System), non ha come mission quello di sollecitare l’organizzazione a dare sempre il meglio di sé?
  • Perché temere il peggio  se l’Organizzazione si struttura adeguatamente in modo da garantire la propria compliance a tutte le norme di legge … e di sistema?
  • Perché soffermarsi e vedere il bicchiere mezzo vuoto invece di cogliere un’opportunità per dare ancor più valore all’immagine, alla propria reputazione ed alle proprie risorse umane?

Un’altra riflessione è doverosa, in questa sede.

L’Organizzazione che voglia assumere in toto la paternità della propria compliance al GDPR può, in alternativa, ricorrere alla linea guida UNI ISO 19600:2016 – Sistemi di gestione della conformità (compliance) – Linee guida quale utile e validato riferimento ed evidenza oggettiva circa l’adeguamento al Regolamento. Certo, non si può parlare di certificazione bensì di attestazione … ed è sempre un primo passo, no?

In conclusione:

  1. ben venga qualunque evidenza volta a dimostrare l’osservanza e l’adeguatezza al GDPR;
  2. ben venga l’adozione di meccanismi di certificazione e di codici di condotta che possono calmierare l’entità di eventuali sanzioni;
  3. ben venga, più di ogni altra cosa, l’istituzione di un modello organizzativo che, oltre a dare evidenza della propria conformità ai requisiti, costituisca quel corpus di istruzioni che dettano i più appropriati comportamenti in grado di rassicurare i propri clienti ed interessati e di esaltare le proprie risorse, l’identità aziendale e chi, della tua Organizzazione, è parte attiva.

Marcello Colaianni
DPO e Privacy Consultant KHC Certified n. 2108
Data Protection Auditor KHC Certified n. 2121

I Partiti, i Sindacati ed il GDPR

I partiti e i sindacati sono chiamati ad adeguarsi al Regolamento UE 679/2016 in materia di protezione delle persone fisiche con riferimento ai dati personali ed alla loro circolazione?

Assolutamente si!
A maggior ragione considerando che per definizione questi soggetti trattano non solo i “comuni” dati personali, ma altrettante e fondamentali categorie di dati particolari ovvero sensibili, cioè quelli che “rivelano (…), le opinioni politiche, (…), o l’appartenenza sindacale (…)”.  

A cosa sono tenuti?

Naturalmente a tutte le incombenze previste per la generalità delle Organizzazioni. Quindi, le consuete Informative e Richieste di consenso, l’identificazione e nomina delle figure della privacy, la tenuta del Registro dei trattamenti e, non ultimo, la nomina del Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO).

A cosa vanno incontro, in ipotesi di mancata osservanza ai requisiti di legge?

Al rischio sanzioni amministrative fino a € 10 mln o 20 mln in base alla tipologia di requisiti disattesi ed ai successivi comportamenti nonché alle sanzioni penali introdotte dai singoli stati membri.

Quali sono i rischi per la protezione dei dati personali in ambito partitico o sindacale?

Sono quelli che emergono da una puntuale e constestualizzata valutazione dei rischi con riferimento ai dati personali dell’iscritto durante il rapporto con il partito/sindacato.

Vi è anche l’obbligo di predisposizione della Valutazione d’impatto?

Assolutamente si! Per gli stessi motivi per cui sono tenuti alla designazione del RPD.  

C’è qualche scappatoia per evitare di esserne assoggettati?

NO! E se il nostro legislatore intervenisse in questi termini l’Italia sarebbe per questo soggetta a sanzioni da parte della Unione europea.

Marcello Colaianni
DPO e Privacy Consultant KHC Certified n. 2108
Data Protection Auditor KHC Certified n. 2121