il DPO: non solo Data Protection Officer ma anche Digital Preservation Officer

Sono sempre stato un accanito sostenitore circa l’appropriato utilizzo dei termini, e relativi acronimi, nel riferirmi alle figure professionali richiamate nelle diverse discipline giuridiche.

Ne è un esempio eclatante la sigla D.P.O. per indicare il Data Protection Officer di cui al GDPR, non il Data Privacy Officer che, al più, è una figura riconosciuta de facto a supporto delle organizzazioni con compiti manageriali o con ruoli consulenziali.

Una posizione del tutto coerente con le linee guida del WP 243 del 5 aprile 2017 sui responsabili della protezione dei dati secondo cui: <<Nulla osta a che un’azienda o un ente, quando non sia soggetta all’obbligo di designare un RPD e non intenda procedere a tale designazione su base volontaria, ricorra comunque a personale o consulenti esterni incaricati di incombenze relative alla protezione dei dati personali. In tal caso è fondamentale garantire che non vi siano ambiguità in termini di denominazione, status e compiti di queste figure; è dunque essenziale che in tutte le comunicazioni interne all’azienda e anche in quelle esterne (con l’autorità di controllo, gli interessati, i soggetti esterni in genere), queste figure o consulenti non siano indicati con la denominazione di  responsabile per la protezione dei dati (RPD).
Considerazioni che valgono anche per i Chief Privacy Officers (CPO) o altri professionisti in materia di privacy già operanti presso alcune aziende, che non sempre e non necessariamente si conformano ai requisiti fissati nel regolamento per quanto riguarda, per esempio, le risorse disponibili o le salvaguardie della loro indipendenza e che, in tal caso, non possono essere considerati e denominati “RPD”>>.

Con la stessa fermezza, tuttavia, trovo del tutto ragionevole ed opportuno riferirsi, con lo stesso acronimo, anche a un’altra figura professionale che dal Data Protection Officer si differenzia per il contesto in cui opera sebbene i margini di collaborazione, in relazione ai rispettivi compiti, sono del tutto evincibili. Mi riferisco al Digital Preservation Officer, ovvero al Responsabile della conservazione digitale dei documenti.

Disciplinato dal DPCM 3 dicembre 2013, il Digital Preservation Officer svolge una molteplicità di attività inerenti l’implementazione di un sistema di conservazione predisponendo il relativo manuale di cui cura l’aggiornamento periodico tenendo conto degli aspetti normativi, organizzativi, procedurali e tecnologici.

<<Il responsabile della conservazione opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi (…)>> e, evidentemente, collabora con il responsabile della protezione dei dati.

È una figura che opera in ambito digitale affiancato dall’Innovation Manager, dal Chief Digital Officer, dal Responsabile della Transazione Digitale … all’insegna di una sempre maggiore propensione al ricorso al digitale da parte di privati e pubbliche amministrazioni perché anche nel digitale, come in altri contesti, c’è bisogno di persone che sappiano guidare e motivare gestendo il rischio e l’errore perché lo sbaglio nell’azione è sicuramente meglio del non agire affatto.

Marcello Colaianni
Certified DPO e DP Auditor UNI 11697
Certified DP Auditor ISDP 10003:2018 Audit Scheme
Compliance & Management Systems Consultant/Auditor

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