La Repubblica di San Marino, il GDPR e la Protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali: considerazioni relative all’istituto della Certificazione.

La Repubblica di San Marino (RSM) non è Stato membro dell’Unione Europea tuttavia il combinato disposto:

  1. ex art. 3/679/2016, § 1: Il presente regolamento si applica al trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito delle attività di uno stabilimento da parte di un titolare del trattamento o di un responsabile del trattamento nell’Unione, indipendentemente dal fatto che il trattamento sia effettuato o meno nell’Unione;
  2. ex art. 3/171/2018, comma 1: La presente legge si applica al trattamento interamente o parzialmente automatizzato di dati personali e al trattamento non automatizzato di dati personali contenuti in un archivio o destinati a figurarvi, effettuato da chiunque è stabilito nel territorio della Repubblica di San Marino o in un luogo comunque soggetto alla sovranità della Repubblica di San Marino

evidenzia come il Regolamento UE 679/2016 sia del tutto applicabile, ed obbligatorio, anche per le organizzazioni sammarinesi.
Inoltre, la normativa ivi legiferata consente di considerare la RSM un Paese nel quale sono presenti le cosiddette garanzie adeguate di cui all’art. 46/679/2016 ed al Considerando 108 del Regolamento Ue.

Con riferimento alla Certificazione, ex artt. 42 e 43 del GDPR, discende che le relative disposizioni debbano, parimenti, essere prese nella dovuta considerazione.
Ciò premesso, doverosamente, occorre rilevare che l’accreditamento degli Organismi di Certificazione (OdC) richiamati all’art. 44/171/2018 è effettuato, in presenza di presupposti, unicamente dall’Autorità Garante per la protezione dei dati personali della RSM.

Per quanto riguarda l’altro aspetto rilevante, ovvero il fatto che il meccanismo di certificazione debba fondarsi sui requisiti della ISO 17065 piuttosto che della ISO 17021, non ci sono indicazioni specifiche.
Logica vuole che, sulla base delle considerazioni in premessa, le Autorità locali si allineino alle disposizioni del GDPR … e non vedo, personalmente, alternative.

L’art. 43/171/2018, c. 1, infatti, recita: <<Il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento possono sottoporre il trattamento effettuato ad un meccanismo di certificazione della protezione dei dati, nonché di sigilli e marchi di protezione dei dati allo scopo di dimostrare la conformità alla presente legge dei trattamenti effettuati dai medesimi titolari e responsabili del trattamento>>.
Identica disposizione di quanto all’art. 42/679/2016, § 1, per la parte di nostro interesse: <<Gli Stati membri, le autorità di controllo, il comitato e la Commissione incoraggiano, in particolare a livello di Unione, l’istituzione di meccanismi di certificazione della protezione dei dati nonché di sigilli e marchi di protezione dei dati allo scopo di dimostrare la conformità al presente regolamento dei trattamenti effettuati dai titolari del trattamento e dai responsabili del trattamento>>.

Da quanto sopra si rileva, ancora una volta, come la valutazione di conformità di un meccanismo di certificazione della protezione dei dati, nonché di sigilli e marchi di protezione dei dati trovi soddisfazione nella norma UNI CEI EN ISO/IEC 17065 che riguarda, compiutamente, i Requisiti per organismi che certificano prodotti, processi e servizi e non nella norma UNI CEI EN ISO/IEC 17021 che, diversamente, riguarda i Requisiti per gli organismi che forniscono certificazione di sistemi di gestione.

A questo punto manca un solo tassello.
La garanzia che gli Organismi di certificazione operino nel rispetto dei requisiti della ISO 17065 è data dall’accreditamento degli stessi da parte dell’Ente nazionale di accreditamento, in Italia, Accredia.
In assenza di un ente di accreditamento nella Repubblica di San Marino trovo estremamente utile ed oltremodo ragionevole prevedere, al comma 2 dell’art. 44/171/2018, anche il requisito dell’accreditamento degli OdC, per altro inclusivo di quanto alle lettere da a) a d), in conformità della norma UNI CEI EN ISO/IEC 17065.

Così facendo, insieme ad un ulteriore allineamento ed uniformità con il Regolamento UE 679/2016, tutte le organizzazioni della Repubblica di San Marino potrebbero facilmente identificare, fra gli altri, lo schema ISDP 10003:2018 certificato Accredia come lo strumento più idoneo a dimostrare la conformità dei trattamenti effettuati dai titolari e responsabili del trattamento così come previsto dalla Legge 21 Dicembre 2018 n.171.

Marcello Colaianni
Certified DPO e DP Auditor UNI 11697
Certified DP Auditor ISDP 10003:2018 Scheme
Compliance & Management Systems Consultant

Annunci

Il DPO è un AUDITOR!

L’art. 39 ci ricorda quali sono i compiti primari del DPO.

Fra questi, quello dell’Auditor, ovvero il compito di sorvegliare l’osservanza del regolamento, di altre disposizioni dell’Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati nonché delle politiche del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento in materia di protezione dei dati personali, compresi l’attribuzione delle responsabilità, la sensibilizzazione e la formazione del personale che partecipa ai trattamenti e alle connesse attività di controllo è sicuramente l’attività che in maggior misura impegna il DPO.

Egli esamina il trattamento di dati personali, valutando il rispetto di leggi e regolamenti applicabili e approva le misure necessarie a eliminare eventuali non-conformità rilevate, mantenendo una posizione indipendente da chi svolge attività manageriali e operative.

Per quanto sopra si evince che la conoscenza della normativa e la capacità di darle la più appropriata interpretazione nella sua applicazione in seno a ciascun Titolare/Responsabile è una prerogativa … che da sola, però, si rivela incompleta.

Essere un auditor significa avere, prima di tutto, specifiche competenze circa le modalità di conduzione degli audit.

Considerato il riferimento ai meccanismi di certificazione ex articoli 42 e 43 del GDPR, il ricorso a norme ISO internazionalmente validate, come la UNI EN ISO 19011 o la UNI EN ISO 17021-1 o la UNI ISO 31000, è logico, conseguenziale ed oltremodo coerente alla citata norma EN-ISO/IEC 17065/2012 a cui devono fare obbligatoriamente riferimento gli organismi di certificazione.

Nella fattispecie lo schema ISDP10003:2018, accreditato ACCREDIA e nominativamente richiamato in alcuni bandi di gara, fornisce chiare indicazioni proprio in merito a politiche del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento in materia di protezione dei dati personali, compresi l’attribuzione delle responsabilità, la sensibilizzazione e la formazione del personale che partecipa ai trattamenti e alle connesse attività di controllo …
… Attività di controllo per le quali l’Auditor può avvalersi di specialisti, ovvero dei cosiddetti esperti tecnici in ambito informatico, tecnologico, giuridico o organizzativo nella conduzione degli audit.

Il ricorso alle ulteriori professionalità cui può accedere il DPO, come previsto all’art. 38, va tuttavia circoscritto.
È poco professionale che il DPO si avvali di terzi soggetti quando interloquisce direttamente con il Titolare nell’esplicitazione dei punti della norma; è utile che ne sia adeguatamente e personalmente edotto.
Parimenti dicasi in ipotesi di delega delle attività di formazione e consulenza.
E ancora, laddove venga consultato nella Valutazione dei rischi o d’impatto, ricorrere ad altri ne sminuisce sia la figura sia il ruolo.

Ne consegue che il DPO debba essere personalmente autosufficiente almeno con riferimento alla normativa relativa alla protezione dei dati e agli aspetti di risk management su cui si basa la Valutazione dei rischi così come quella d’Impatto.
Attendersi questo quale requisito implicito dal Titolare del trattamento è assolutamente ragionevole.

È vero, il DPO non è un tuttologo né può esserlo ed allora trova giustificazione, per esempio, il ricorso agli esperti di cyber security.

Quello che è certo, dato anche il suo posizionamento in organigramma, sono le relazioni che pone quotidianamente in essere con le altre funzioni aziendali, oltre che con gli interessati e l’autorità di controllo.
Il suo contributo, fra l’altro, nell’assegnazione o verifica delle responsabilità e competenze al personale gli attribuiscono capacità di osservazione, sensibilità e discernimento.

Si comprende allora l’importanza di quelle abilità volte ad esaltarne gli effetti.
Abilità come la capacità di lavorare in gruppo, di analisi e di sintesi nonché l’assunzione di comportamenti idonei come l’essere di mentalità aperta e flessibile, diplomatici ed insieme tenaci e perseveranti, collaborativi ed in grado di agire con fermezza, sicuri di sé e aperti al miglioramento.

Marcello Colaianni
Certified DPO UNI11697
Valutatore Privacy certificato UNI11697
Certified DP Auditor ISDP10003:2018 scheme

Il GDPR e i meccanismi di certificazione

In Italia, esistono Standard proprietari conformi al GDPR ma, a onor del vero, un unico meccanismo di certificazione valido in tutta la UE é ancora là da essere riconosciuto come universalmente validato.

A riguardo, durante la partecipazione ad alcuni convegni sento dire quanto sia controproducente, da parte delle Organizzazioni,  l’adozione di un siffatto meccanismo.

Rimango basito!

Innanzitutto, ricordiamo tutti che “gli Stati membri, le autorità di controllo, il comitato e la Commissione incoraggiano, in particolare a livello di Unione, l’istituzione di meccanismi di certificazione della protezione dei dati” …
… e questo vorrà dire qualcosa, no?   

In secondo luogo è fondamentale sapere che, sebbene l’istituzione del meccanismo di certificazione sia facoltativa, l’adeguata implementazione e idonea applicazione di un sistema di gestione per la protezione dei dati è uno dei fattori presi in considerazione per calmierare l’entità delle sanzioni amministrative, qualora comminate.

È vero! Una volta che s’intraprende questo cammino virtuoso … non si può più tornare indietro, pena il rischio di:

  1. vedersi revocata la certificazione,
  2. vedere comunicata la revoca della certificazione all’autorità di controllo
  3. ritrovarsi ancor più vulnerabili di fronte alle eventuali ispezioni circa l’applicazione del Regolamento.

Ma mi chiedo:

  • qualunque Sistema di gestione aziendale, e quindi anche il DPMS (Data Protection Management System), non ha come mission quello di sollecitare l’organizzazione a dare sempre il meglio di sé?
  • Perché temere il peggio  se l’Organizzazione si struttura adeguatamente in modo da garantire la propria compliance a tutte le norme di legge … e di sistema?
  • Perché soffermarsi e vedere il bicchiere mezzo vuoto invece di cogliere un’opportunità per dare ancor più valore all’immagine, alla propria reputazione ed alle proprie risorse umane?

Un’altra riflessione è doverosa, in questa sede.

L’Organizzazione che voglia assumere in toto la paternità della propria compliance al GDPR può, in alternativa, ricorrere alla linea guida UNI ISO 19600:2016 – Sistemi di gestione della conformità (compliance) – Linee guida quale utile e validato riferimento ed evidenza oggettiva circa l’adeguamento al Regolamento. Certo, non si può parlare di certificazione bensì di attestazione … ed è sempre un primo passo, no?

In conclusione:

  1. ben venga qualunque evidenza volta a dimostrare l’osservanza e l’adeguatezza al GDPR;
  2. ben venga l’adozione di meccanismi di certificazione e di codici di condotta che possono calmierare l’entità di eventuali sanzioni;
  3. ben venga, più di ogni altra cosa, l’istituzione di un modello organizzativo che, oltre a dare evidenza della propria conformità ai requisiti, costituisca quel corpus di istruzioni che dettano i più appropriati comportamenti in grado di rassicurare i propri clienti ed interessati e di esaltare le proprie risorse, l’identità aziendale e chi, della tua Organizzazione, è parte attiva.

Marcello Colaianni
DPO e Privacy Consultant KHC Certified n. 2108
Data Protection Auditor KHC Certified n. 2121

I Partiti, i Sindacati ed il GDPR

I partiti e i sindacati sono chiamati ad adeguarsi al Regolamento UE 679/2016 in materia di protezione delle persone fisiche con riferimento ai dati personali ed alla loro circolazione?

Assolutamente si!
A maggior ragione considerando che per definizione questi soggetti trattano non solo i “comuni” dati personali, ma altrettante e fondamentali categorie di dati particolari ovvero sensibili, cioè quelli che “rivelano (…), le opinioni politiche, (…), o l’appartenenza sindacale (…)”.  

A cosa sono tenuti?

Naturalmente a tutte le incombenze previste per la generalità delle Organizzazioni. Quindi, le consuete Informative e Richieste di consenso, l’identificazione e nomina delle figure della privacy, la tenuta del Registro dei trattamenti e, non ultimo, la nomina del Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO).

A cosa vanno incontro, in ipotesi di mancata osservanza ai requisiti di legge?

Al rischio sanzioni amministrative fino a € 10 mln o 20 mln in base alla tipologia di requisiti disattesi ed ai successivi comportamenti nonché alle sanzioni penali introdotte dai singoli stati membri.

Quali sono i rischi per la protezione dei dati personali in ambito partitico o sindacale?

Sono quelli che emergono da una puntuale e constestualizzata valutazione dei rischi con riferimento ai dati personali dell’iscritto durante il rapporto con il partito/sindacato.

Vi è anche l’obbligo di predisposizione della Valutazione d’impatto?

Assolutamente si! Per gli stessi motivi per cui sono tenuti alla designazione del RPD.  

C’è qualche scappatoia per evitare di esserne assoggettati?

NO! E se il nostro legislatore intervenisse in questi termini l’Italia sarebbe per questo soggetta a sanzioni da parte della Unione europea.

Marcello Colaianni
DPO e Privacy Consultant KHC Certified n. 2108
Data Protection Auditor KHC Certified n. 2121

 

 

Il RTDP aziendale, questo sconosciuto!

Con l’entrata in vigore del GDPR nasce una corrente di pensiero secondo cui, ancora non ho capito su che base, il RTDP aziendale non s’ha più da nominare.

Forse perché l’art. 28/679/2016, con riguardo alla sua nomina fa riferimento alla stipulazione di un contratto e, quindi, a qualunque altro atto giuridico? … e che per questo motivo suona male stipulare un contratto ad hoc nei confronti di un dipendente?
[A riguardo invito alla lettura del mio articolo: Il RTDP ed il DPO quali figure interne all’Azienda in adempimento al Reg. UE 679/2016 con riguardo al trattamento dei dati personali].

C’è, sembrerebbe, la naturale propensione a pensare, per il RTDP, esclusivamente ad un professionista esterno o ad una società di consulenza esterna, rispetto al TTDP (Titolare del Trattamento dei Dati Personali).

Se però pensiamo a tutte quelle organizzazioni che, indipendentemente dal ricorso ad un consulente, decidono di strutturarsi adeguatamente, è del tutto ragionevole che al proprio interno nominino uno o più RTDP (persone fisiche).

D’altra parte occorre ricordare che l’art. 4 definisce Responsabile del Trattamento dei Dati Personali (RTDP) la persona fisica (o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo) che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento e mi viene strano credere che, diversamente, la materia della protezione dei dati personali venga gestita e monitorata direttamente dal Rappresentante legale della società (di capitali) in tutt’altre faccende affaccendato.

Nei suddetti termini, allora, si scopre che la nomina del RTDP diventa necessaria e non più facoltativa, quanto meno per alleggerire le incombenze al TTDP.
Nomina, fra l’altro, ben più versatile di quella del RPD/DPO per la quale – a parità di altri presupposti – occorre dare idonee garanzie riguardo al rischio di possibili conflitti d’interesse.

Marcello Colaianni
DPO e Privacy Consultant KHC Certified n. 2108
Data Protection Auditor KHC Certified n. 2121

 

l’INCLUSIONE

Oggigiorno il termine INCLUSIONE è sempre più sulla bocca di tutti .

Un termine che mi è particolarmente caro, per la professione che svolgo, al di là dei suoi significati in ambito letterario, matematico, sociale.

L’Inclusione è un dato di fatto, quando si indica lo stato di appartenenza di qualcuno (per esempio dei Lavoratori) a qualcosa (come l’Organizzazione in cui si presta la propria attività).
L’Inclusione è un successo quando allo stato di appartenenza subentra il senso di orgoglio di appartenenza  (per esempio dei Lavoratori) a qualcosa in cui si crede e per cui si e fieri di dare il proprio contributo (come l’Organizzazione in cui si lavora).

E’ l’obiettivo raggiunto di una interazione sinergica di tutti quei modelli utilizzati dalle Organizzazioni per dimostrare la propria sensibilità nei confronti dei desideri ed aspettative dei propri stakeholder: l’Ambiente, la Responsabilità sociale, la Sicurezza delle informazioni, la Qualità dei propri prodotti e processi e tanto altro ancora.
È il traguardo del resiliente che, grazie all’elicitazione delle proprie risorse sopite o (forzatamente) accantonate, si attiva in una re-ingegnerizzazione di sé, nel lavoro e nella vita.

È il presupposto e, nel contempo, la conseguenza di un continuo confronto fra soggetti che si adoperano nel convergere le proprie energie nel raggiungimento di interessi comuni in un processo in cui il do ut des corrisponde al raggiungimento degli obiettivi aziendali, da una parte, ed alla gratificazione nel vedere soddisfatti i propri interessi, dall’altra.

L’Inclusione di cui empatia e comprensione, rispetto e stima, condivisione e collaborazione sono ingredienti di imprescindibile importanza.

inclusione