Titolare del trattamento, Titolare autonomo e Titolare indipendente. Chi più ne ha più ne metta.

Da quando è entrato in vigore il Regolamento UE 679/2016, il ricorso alla figura del Titolare autonomo è pressoché quotidiano per individuare le relazioni, e l’attribuzione delle relative responsabilità, di Tizio nei confronti di Caio.

Ho ripetutamente letto gli artt. 4, 9 e 10 del GDPR ed altre norme attinenti la protezione dei dati personali ma, ahimè, mi devo proprio arrendere; la definizione di questo fantomatico Titolare autonomo non riesco proprio a trovarla.

Mi chiedo, allora, come si possa attribuire a chicchessia un’etichetta, un’identità con l’aggravante di un carico di oneri, incombenze e responsabilità non meglio definite in assenza di una definizione chiara ed inequivocabile a cui fare riferimento.

La figura del Titolare autonomo viene messa in relazione con quella del Titolare del trattamento. Questi sì che è chiaramente identificato, all’art. 4, § 1, punto 7), come la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali. Così come sono chiaramente definite altre figure contemplate dal GDPR come quella del Rappresentante del Titolare (o del Responsabile), del Contitolare, del Responsabile del trattamento e del Responsabile della protezione dei dati e ancora dei Terzi, dei Destinatari e delle Persone autorizzate. Come si può constatare, non vi è traccia del Titolare autonomo.

La suddetta relazione, di per se stessa, già riconosce l’esistenza di rapporti fra 2 soggetti, il Titolare ed il Titolare autonomo (?), per i quali il secondo effettua, nei confronti del primo, uno o più trattamenti di dati personali. E se c’è questa relazione, come si può parlare di Titolare autonomo?

Facciamo un passo indietro. Chiunque, fatte le debite eccezioni, nello svolgimento della propria attività professionale, in presenza di trattamenti di dati personali di persone fisiche è, per definizione, Titolare del trattamento. Poi succede che fra i due soggetti nasce una relazione che, rivelandosi particolarmente significativa dal punto di vista del trattamento dei dati personali, pone in essere la necessità di una specifica nominalizzazione ed attribuzione di responsabilità in capo ai due soggetti.

Vi si riconoscono, quindi, i rapporti fra:

  • Titolare e Rappresentante che viene designato laddove il titolare del trattamento non è stabilito nell’Unione;
  • Titolare e Contitolare qualora, insieme, determinano congiuntamente le finalità e i mezzi del trattamento;
  • Titolare e Responsabile del trattamento a cui, il primo, ricorre per un trattamento che deve essere effettuato per suo conto;
  • Titolare e Responsabile della protezione dei dati in presenza dei presupposti per la sua designazione obbligatoria;
  • Titolare e Terzi con riferimento ai soggetti nominativamente richiamati;
  • Titolare e Destinatari ai quali si comunicano i dati personali e, infine,
  • Titolare e Persone autorizzate al trattamento dei dati personali sotto la propria autorità.

Non vi è relazione, fra soggetti, che non sia specificatamente definita. Non si può parlare, quindi, di Titolare autonomo perché autonomo non è colui che si rapporta con il Titolare, in presenza di una relazione. La relazione va riconosciuta e definita fra quelle sopra elencate in modo da dare certezza al principio di accountability con individuazione delle rispettive responsabilità.

Parlare di Titolare autonomo significherebbe, fra l’altro, disconoscere l’esistenza di una relazione.

Ho inteso, fra le righe, che non tutti i fornitori hanno motivo di essere identificati. Certo, coloro con i quali io, come Titolare ex art. 4, § 1 punto 7), ho rapporti significativi in termini di trattamento dei dati personali devo necessariamente identificarli come Contitolari o Responsabili del trattamento; non come Titolari autonomi. Perché autonomi rispetto a me Titolare se sussiste una relazione significativa?

Esemplificando. La società XY Spa é Titolare del trattamento. Questa, ai fini privacy, ha relazioni, ovvero rapporti significativi, con il Medico competente, l’Organismo di Vigilanza, il Collegio sindacale, i Revisori legali, ecc.
Non mi soffermo, in  questa sede, per stabilire o esprimere un parere sull’etichetta, sulla figura da attribuire a questo o quel soggetto che si rapporta con il Titolare, la società XY Spa. Resto nella semplice convinzione che questi soggetti non possono essere Titolari autonomi rispetto a XY Spa in presenza di una relazione … e nemmeno Titolari.

La loro esistenza, infatti, è strettamente collegata alla relazione imposta dalle differenti disposizioni di legge nei confronti del Titolare XY Spa.
Il medico competente, il Collegio sindacale, l’Organismo di Vigilanza, e così via, ci sono esclusivamente in funzione della relazione con il Titolare; non hanno una propria ed indipendente identità.

In presenza di siffatto legame faccio molta fatica a riconoscere una qualsiasi autonoma titolarità.

Inoltre, il § “10.” dell’art. 28/679/2016, recita: <<Fatti salvi gli articoli 82, 83 e 84, se un responsabile del trattamento viola il presente regolamento, determinando le finalità e i mezzi del trattamento, è considerato un titolare del trattamento in questione>>.

Il disposto normativo in discorso, pone in essere 2 possibili situazioni. La prima è quella per cui:

  1. assumo, come premessa, il fatto che già mi rivolgo ad un responsabile in quanto a lui ricorro per un trattamento, per mio conto, di dati personali. Dati:
    – di cui io, come Titolare, determino le finalità ed i mezzi di trattamento,
    – per il cui trattamento il Responsabile è tenuto all’osservanza dei requisiti ex art. 28;
  2. se il Responsabile viola il presente regolamento assumendo, a dispetto delle mie istruzioni documentate, una posizione di autodeterminazione delle finalità e dei mezzi di trattamento, allora, per il trattamento in questione, cioè per il trattamento per il quale l’ho designato, assume le responsabilità di Titolare alla stessa stregua per cui il Responsabile è Titolare dei propri trattamenti.

La seconda ipotesi è quella per cui il responsabile (fornitore) che si sottrae alla sottoscrizione della nomina da parte del Titolare (cliente) diventa, a sua volta, Titolare [ex art. 4, § 1 punto 7)] per il trattamento dei dati effettuato per conto del cliente.
Così è, per esempio, per i professionisti iscritti a Ordini e Collegi o per i consulenti informatici che, pur trattando a vario titolo i dati personali riconducibili al Titolare, si considerano dei Titolari autonomi (???).

Ne consegue, per quanto sopra, che anche qui siamo ben lontani dal poter parlare di Titolare autonomo.

Ah, un’altra cosa. Si badi bene che quando parlo di determinazione di finalità e mezzi di trattamento il contesto è quello della protezione dei dati personali senza riferimento alcuno alla libertà organizzativa del proprio lavoro da parte del professionista.

Marcello Colaianni
Certified DPO e DP Auditor UNI 11697

Certified DP Auditor ISDP 10003:2018 Scheme
Compliance & Management Systems Consultant/Auditor

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L’istituto della Certificazione in Svizzera alla luce del GDPR e della Legge federale sulla protezione dei dati (LPD).

La Svizzera non è Stato membro dell’Unione Europea cionondimeno l’osservanza del Regolamento UE 679/2016 (GDPR) trova applicazione anche qui, sia pur in determinate circostanze. In particolare nelle ipotesi in cui le attività di trattamento:

  1. siano riconducibili alla filiale dell’impresa svizzera che si trovi all’interno dell’Unione europea;
  2. riguardino l’offerta di beni o la prestazione di servizi agli interessati che si trovino nell’Unione, indipendentemente dall’obbligatorietà di un pagamento dell’interessato;
  3. riguardino il monitoraggio del comportamento degli interessati nella misura in cui tale comportamento ha luogo all’interno dell’Unione;
  4. siano riconducibili all’impresa svizzera che assume il ruolo di Responsabile del trattamento, per un’impresa europea, nello svolgimento delle attività di cui al punto “2.”

Per quanto in  premessa, in sede di applicazione del GDPR, le imprese svizzere possono essere interessate alla certificazione per la protezione dei dati personali con riferimento alle proprie attività di trattamento.
Certificazione già contemplata dalla Legge federale sulla Protezione dei Dati – LPD (235.1 del 19/6/1992) che, all’art. 11: Procedura di certificazione, dispone:

  1. <<Per migliorare la protezione e la sicurezza dei dati, i fornitori di sistemi e di programmi di trattamento dei dati, nonché le persone private o gli organi federali che trattano dati personali possono sottoporre i loro sistemi, le loro procedure e la loro organizzazione a una valutazione da parte di organismi di certificazione riconosciuti e indipendenti>>.
  2. <<Il Consiglio federale emana disposizioni sul riconoscimento delle procedure di certificazione e sull’introduzione di un marchio di qualità inerente alla protezione dei dati. Esso tiene conto del diritto internazionale e delle norme tecniche riconosciute a livello internazionale>>.

Ma è la lettura del Messaggio – concernente la revisione della legge federale sulla protezione dei dati (LPD) e il decreto federale concernente l’adesione della Svizzera al Protocollo aggiuntivo dell’8 novembre 2001 alla Convenzione per la protezione delle persone in relazione all’elaborazione automatica dei dati a carattere personale concernente le autorità di controllo e i flussi internazionali di dati – del 19 febbraio 2003 a fornire utili ed ulteriori specificazioni:

  • 2.10 – Art. 11: Procedura di certificazione
    “(…)
  • Devono essere sviluppate sia procedure di certificazione di processi operativi rilevanti per la protezione di dati o di strutture organizzative (audit in materia di protezione di dati) sia la valutazione di sistemi o programmi informatici – cioè di prodotti – per quanto riguarda l’osservanza di standard in materia di protezione di dati.

Dal che emerge che ciò di cui si sta parlando è una certificazione di prodotti, processi e servizi fondata sulla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17065: Valutazione della conformità – Requisiti per organismi che certificano prodotti, processi e servizi.

  • La procedura di valutazione deve portare, una volta stabilito che le norme legali e tecniche del ramo sono osservate, al conferimento di un marchio di qualità inerente alla protezione di dati. Questo riconoscimento può essere utilizzato dalle ditte di certificazione per scopi pubblicitari e portato a conoscenza del pubblico. Le autorità e ditte certificate sono escluse dall’obbligo di notifica della loro raccolta di dati di cui all’articolo 11a, se hanno comunicato il risultato della valutazione all’Incaricato della protezione dei dati. Questo alleggerimento ha lo scopo di incentivare.

Il conseguimento della certificazione consente quindi ampia pubblicità circa l’assicurazione sull’idoneità, correttezza ed adeguatezza delle proprie attività di trattamento e disimpegna le ditte certificate dall’obbligo di notifica.

  • Gli organismi che svolgono questa procedura di certificazione devono essere indipendenti, dal punto di vista soprattutto organizzativo ma anche tecnico, dai privati o dalle autorità da valutare. Il riconoscimento di questi organismi dovrà essere regolato dal Consiglio federale nell’ordinanza. È anche immaginabile che gli organismi di certificazione debbano disporre di un accreditamento.
    Inoltre l’Incaricato deve verificare se le procedure di valutazione e il conferimento del marchio di qualità sono compatibili con il diritto vigente. Egli può intervenire mediante gli strumenti previsti dalla LPD (raccomandazione, proposta alla commissione della protezione dei dati).

Ora, pur considerato che in Svizzera è in elaborazione uno standard per procedure uniformi in materia di certificazioni inerenti alla protezione di dati, può essere utile sapere che esiste già, sul mercato, un meccanismo di certificazione conforme al GDPR, accreditato Accredia, e promosso dalla Commissione europea: l’International Scheme for Data Protection ISDP 10003:2018.

Il ricorso ad un siffatto meccanismo di certificazione che, di per sé, fornisce già una molteplicità di assicurazioni e garanzie, può essere strumento chiarificatore dello stato dell’arte in Svizzera e, forse, valido suggerimento per gli obiettivi che la Confederazione elvetica vuole raggiungere.

Qui, infatti, il riferimento alla certificazione si fonda:

  • sull’art. 11 della Legge federale sulla protezione dei dati,
  • sull’Ordinanza  sulle certificazioni in materia di protezione dei dati (OCPD) che, aggiornato al 1° novembre 2016, richiama le norme UNI EN ISO 9001: Sistemi di gestione per la qualità – Requisiti e UNI CEI ISO/IEC 27001: Tecnologie informatiche – Tecniche per la sicurezza – Sistemi di gestione per la sicurezza delle informazioni – Requisiti ed altre ordinanze.

Inoltre, nel documento riepilogativo circa lo stato della certificazione di prodotti e servizi si legge: “Dalla discussione è emerso che per il mercato svizzero una certificazione di prodotti informatici (hardware, software o sistemi per l’elaborazione automatizzata dei dati) è improponibile per ragioni giuridiche, tecniche e finanziarie. Diversi partecipanti al gruppo di lavoro hanno però chiesto di introdurre una certificazione dei servizi”.

L’art. 5 della suddetta ordinanza (RS 235.13), tuttavia, fa riferimento alla Certificazione dei prodotti e più precisamente alla certificazione dei prodotti destinati in prevalenza al trattamento di dati personali o generanti, al momento del loro impiego, dati personali, in particolare relativi all’utente rilevando l’effettiva mancanza circa la normazione di una certificazione dei servizi.

Orbene, un piccolo richiamo alle norme ISO torna utile.
Nell’alveo delle norme ISO di Valutazione della conformità si riconoscono:

  • la norma ISO 17020:2012: Requisiti per il funzionamento di vari tipi di organismi che eseguono ispezioni;
  • la norma ISO 17021:2012: Requisiti per gli organismi che forniscono audit e certificazione di sistemi di gestione;
  • la norma ISO 17024:2012: Requisiti generali per organismi che eseguono la certificazione delle persone;
  • la norma ISO 17025:2018: Requisiti generali per la competenza dei laboratori di prova e di taratura e
  • la norma ISO 17065:2012: Requisiti per organismi che certificano prodotti, processi e servizi.

È proprio quest’ultima, la ISO 17065, a fare al nostro caso.

La norma in discorso, infatti, non è quella fondante su cui si basano gli organismi per la certificazione di un sistema di gestione aziendale ma è quella di accreditamento degli organismi che certificano processi, prodotti e servizi.
É quella richiamata nel GDPR, il regolamento 679/2016, a cui le imprese svizzere devono adeguarsi in presenza delle considerazioni in premessa; è la norma:

  • per la certificazione dei prodotti di cui all’art. 5 dell’ordinanza di RS 235.13,
  • per la certificazione di processi operativi rilevanti per la protezione di dati (v- § 2.10 – Art. 11: Procedura di certificazione Messaggio del 19/2/2003 di revisione della LPD).

In conclusione:
fatto salvo il rispetto delle leggi della Confederazione elvetica, cantonali nonché, in presenza di presupposti, del Regolamento UE 679/2016:

  • la certificazione di prodotti, processi e servizi, di cui alla normativa richiamata, viene soddisfatta se effettuata da un organismo di certificazione accreditato in conformità alla ISO 17065. A questi presupposti è sicuramente allineato lo schema ISDP 10003 di Inveo Srl.
  • la certificazione di sistemi, procedure e dell’organizzazione dei fornitori e delle persone private, di cui all’art. 11 della LPD, se non soddisfatta come sopra, deve necessariamente avvenire in conformità a una o più norme fondate sulla ISO 17021 ovvero sulla norma di accreditamento degli organismi che forniscono certificazioni di sistemi di gestione.

In questo caso, però,  è utile che le direttive emanate dall’incaricato – sui requisiti minimi che un sistema di gestione della protezione dei dati deve adempiere – non si limitino a richiamare la ISO 9001 e la ISO 27001 estendendosi, per esempio, alla linea guida BS 10012:2017: Data protection – Specification for a personal information management system e alla ISO 27552 dal titolo “Security techniques – Extension to ISO/IEC 27001 and ISO/IEC 27002 for privacy information management –  Requirements and guidelines” che, pur rientrando fra le norme della famiglia ISO 27000 riguardanti la sicurezza delle informazioni sembra estendere il proprio campo di applicazione agli aspetti inerenti la gestione dei dati personali.

Marcello Colaianni
Certified DPO e DP Auditor UNI 11697

Certified DP Auditor ISDP 10003:2018 Scheme
Compliance & Management Systems Consultant

 

La Repubblica di San Marino, il GDPR e la Protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali: considerazioni relative all’istituto della Certificazione.

La Repubblica di San Marino (RSM) non è Stato membro dell’Unione Europea tuttavia il combinato disposto:

  1. ex art. 3/679/2016, § 1: Il presente regolamento si applica al trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito delle attività di uno stabilimento da parte di un titolare del trattamento o di un responsabile del trattamento nell’Unione, indipendentemente dal fatto che il trattamento sia effettuato o meno nell’Unione;
  2. ex art. 3/171/2018, comma 1: La presente legge si applica al trattamento interamente o parzialmente automatizzato di dati personali e al trattamento non automatizzato di dati personali contenuti in un archivio o destinati a figurarvi, effettuato da chiunque è stabilito nel territorio della Repubblica di San Marino o in un luogo comunque soggetto alla sovranità della Repubblica di San Marino

evidenzia come il Regolamento UE 679/2016 sia del tutto applicabile, ed obbligatorio, anche per le organizzazioni sammarinesi.
Inoltre, la normativa ivi legiferata consente di considerare la RSM un Paese nel quale sono presenti le cosiddette garanzie adeguate di cui all’art. 46/679/2016 ed al Considerando 108 del Regolamento Ue.

Con riferimento alla Certificazione, ex artt. 42 e 43 del GDPR, discende che le relative disposizioni debbano, parimenti, essere prese nella dovuta considerazione.
Ciò premesso, doverosamente, occorre rilevare che l’accreditamento degli Organismi di Certificazione (OdC) richiamati all’art. 44/171/2018 è effettuato, in presenza di presupposti, unicamente dall’Autorità Garante per la protezione dei dati personali della RSM.

Per quanto riguarda l’altro aspetto rilevante, ovvero il fatto che il meccanismo di certificazione debba fondarsi sui requisiti della ISO 17065 piuttosto che della ISO 17021, non ci sono indicazioni specifiche.
Logica vuole che, sulla base delle considerazioni in premessa, le Autorità locali si allineino alle disposizioni del GDPR … e non vedo, personalmente, alternative.

L’art. 43/171/2018, c. 1, infatti, recita: <<Il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento possono sottoporre il trattamento effettuato ad un meccanismo di certificazione della protezione dei dati, nonché di sigilli e marchi di protezione dei dati allo scopo di dimostrare la conformità alla presente legge dei trattamenti effettuati dai medesimi titolari e responsabili del trattamento>>.
Identica disposizione di quanto all’art. 42/679/2016, § 1, per la parte di nostro interesse: <<Gli Stati membri, le autorità di controllo, il comitato e la Commissione incoraggiano, in particolare a livello di Unione, l’istituzione di meccanismi di certificazione della protezione dei dati nonché di sigilli e marchi di protezione dei dati allo scopo di dimostrare la conformità al presente regolamento dei trattamenti effettuati dai titolari del trattamento e dai responsabili del trattamento>>.

Da quanto sopra si rileva, ancora una volta, come la valutazione di conformità di un meccanismo di certificazione della protezione dei dati, nonché di sigilli e marchi di protezione dei dati trovi soddisfazione nella norma UNI CEI EN ISO/IEC 17065 che riguarda, compiutamente, i Requisiti per organismi che certificano prodotti, processi e servizi e non nella norma UNI CEI EN ISO/IEC 17021 che, diversamente, riguarda i Requisiti per gli organismi che forniscono certificazione di sistemi di gestione.

A questo punto manca un solo tassello.
La garanzia che gli Organismi di certificazione operino nel rispetto dei requisiti della ISO 17065 è data dall’accreditamento degli stessi da parte dell’Ente nazionale di accreditamento, in Italia, Accredia.
In assenza di un ente di accreditamento nella Repubblica di San Marino trovo estremamente utile ed oltremodo ragionevole prevedere, al comma 2 dell’art. 44/171/2018, anche il requisito dell’accreditamento degli OdC, per altro inclusivo di quanto alle lettere da a) a d), in conformità della norma UNI CEI EN ISO/IEC 17065.

Così facendo, insieme ad un ulteriore allineamento ed uniformità con il Regolamento UE 679/2016, tutte le organizzazioni della Repubblica di San Marino potrebbero facilmente identificare, fra gli altri, lo schema ISDP 10003:2018 certificato Accredia come lo strumento più idoneo a dimostrare la conformità dei trattamenti effettuati dai titolari e responsabili del trattamento così come previsto dalla Legge 21 Dicembre 2018 n.171.

Marcello Colaianni
Certified DPO e DP Auditor UNI 11697
Certified DP Auditor ISDP 10003:2018 Scheme
Compliance & Management Systems Consultant