Gli MTO fra vincoli ed opportunità

I Money Transfer Operator (MTO) rientrano nel novero dei soggetti obbligati all’osservanza della legislazione Antiriciclaggio al pari, fra gli altri, dei professionisti, delle società di revisione, delle imprese di assicurazione, degli istituti di moneta elettronica, dei prestatori di servizi relativi all’utilizzo di moneta virtuale o ancora di servizi di portafoglio digitali.

La particolarità del loro core business, l’effettuazione di operazioni di trasferimento verso paesi esteri di flussi finanziari, impone frequenti controlli da parte dell’Autorità di vigilanza.

La presenza dei molteplici paletti che li riguardano suggeriscono l’adozione di una serie di presidi organizzativi che, insieme all’adeguata applicazione della normativa cogente, sia primaria che secondaria, esaltino l’assunzione di comportamenti virtuosi e lungimiranti attraverso il conseguimento di certificazioni o attestazioni di idonei modelli di organizzazione e gestione (MOG).

È proprio su questi temi che le opportunità si sprecano potendo orientarsi verso l’implementazione di:

  • Sistemi di gestione per l’Antiriciclaggio (SGAR),
  • Sistemi di gestione per l’Anticorruzione (SGAC),
  • Sistemi di gestione per la Responsabilità amministrativa degli Enti (SGRA),
  • Sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni (SGSI),
  • Meccanismi di certificazione dei trattamenti dei dati personali (ISDP).

Del tutto coerenti alle norme di legge, sono fra loro interoperabili attraverso il sistema High Level Structure e costituiscono, tutte, evidenza oggettiva per un Rating di legalità a tre stelle.

Le relazioni sono evidenti.

Innanzitutto ognuna delle norme tecniche prevede il soddisfacimento dei requisiti di legge. Inoltre, per le organizzazioni di piccole dimensioni in cui è assente, per esempio, un’articolazione  interna fondata su una pluralità di centri decisionali, sia la normativa secondaria sia quella di sistema contemplano la possibilità di esternalizzare la funzione antiriciclaggio così come quella per la prevenzione della corruzione con la possibilità, per il compliance officer, di avvalersi di consulenti per l’adozione di un efficace MOG 231.

Le organizzazioni in parola, in aggiunta, devono soddisfare i vari requisiti mettendo in sapiente relazione le suddette normative ed evitando che la singola ottemperanza produca una non conformità con riferimento alle altre disposizioni.

Per esempio, all’art. 3/231/2007, comma 2, si legge: I sistemi e le procedure adottati ai sensi del comma 1 rispettano le prescrizioni e garanzie stabilite dal presente decreto e dalla normativa in materia di protezione dei dati personali” il che pone i soggetti destinatari a circoscrivere la raccolta di informazioni e dati, per il principio di minimizzazione, a quanto è necessario per rispettare le prescrizioni della normativa di contrasto al riciclaggio e finanziamento del terrorismo, senza alcuna autorizzazione ad altri usi. Ciò vale, indifferentemente, per il destinatario così come per la rete distributiva e i mediatori.

L’Antiriciclaggio rientra fra i reati 231 essendo contemplato all’art. 25-octies. L’osservanza del D. Lgs. 231/01, oltre che del D. Lgs. 231/2007, si rende quindi assolutamente necessario. Qui, è prevista l’istituzione dell’Organismo di Vigilanza (OdV) che può  rappresentare l’organo con funzioni di controllo richiamato dal Provvedimento della Banca d’Italia.

E a proposito di 231/01 basti l’elenco dei reati per rendersi conto di quanto sia utile, ed opportuno, estendere il proprio campo di azione in termini di compliance a cominciare da un’adeguata struttura organizzativa dove il dialogo fra funzioni di line e quelle di staff consente il raggiungimento del vantaggio competitivo aziendale coniugando sviluppo del business e osservanza delle norme.

Ti ricordo che:

  1. per una consulenza specifica in materia di D. Lgs. 231/01, D. Lgs. 231/2007, D. Lgs. 38/2017, Reg. 679/2016 e novellato D. Lgs. 196/03, ISDP 10003, ISO 19600, ISO 27001, ISO 37001 e Rating di legalità;
  2. per un’assistenza personalizzata nell’applicazione della normativa cogente e di sistema;
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Marcello Colaianni
Compliance & Mgmt Systems Consultant/Auditor
Certified DPO e ISDP 10003 Auditor
Qualified ISO 37001 Auditor

 

La funzione CONTROLLO DI QUALITA’ per le società di revisione fra ISO 9001 e Regolamento Consob

Le società di revisione certificate ISO 9001, per i Sistemi di gestione per la qualità, devono porre un’attenta distinzione con riferimento alla funzione controllo di qualità soggetta ad una specifica regolamentazione.

Il paragrafo 5.3 della 9001: Ruoli, responsabilità e autorità nell’organizzazione contempla la funzione in discorso all’insegna della consapevolezza di una cultura per la qualità che non deve essere circoscritta al solo Responsabile del sistema di gestione ovvero del Rappresentante della direzione per la qualità, ma diffusa a tutti i livelli e funzioni dell’intera organizzazione.

Ciò premesso, la distinzione – fra i ruoli pertinenti a cui devono essere assegnate specifiche responsabilità e autorità in ambito ISO e quelli i cui compiti sono richiamati dal suddetto regolamento – assume particolare rilevanza in termini di chiarezza e trasparenza di compiti e mansioni per l’organizzazione medesima, per l’organismo di certificazione ed i suoi auditor, per i clienti in sede di verifiche ispettive di qualificazione, per gli organi di controllo e le Autorità competenti.

I margini di manovra, per gli uni e gli altri soggetti, sono chiaramente definiti all’interno delle rispettive norme.

Nella norma ISO 9001, Sistemi di gestione per la qualità – Requisiti, si legge:
L’alta direzione deve assegnare le responsabilità e autorità per:

  1. assicurare che il sistema di gestione per la qualità sia conforme ai requisiti della presente norma internazionale;
  2. assicurare che i processi stiano producendo gli output attesi;
  3. riferire, in particolare all’alta direzione, sulle prestazioni del sistema di gestione per la qualità e sulle opportunità di miglioramento
  4. assicurare la promozione della focalizzazione sul cliente nell’ambito dell’intera organizzazione;
  5. assicurare che l’integrità del sistema di gestione per la qualità sia mantenuta, quando vengono pianificate e attuate modifiche al sistema stesso.

All’art. 13 del regolamento Consob, in materia di Antiriciclaggio, è disposto che:

  1. La funzione di controllo di qualità, nell’ambito dei relativi programmi di monitoraggio, verifica l’osservanza delle disposizioni normative e delle procedure interne in materia di prevenzione e gestione dei rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.
  2. In tale ambito, la funzione, tra l’altro, verifica:
    a) il costante rispetto dell’obbligo di adeguata verifica, sia nella fase di instaurazione del rapporto che nello svilupparsi nel tempo della prestazione professionale;
    b) l’effettiva acquisizione e l’ordinata conservazione dei dati, informazioni e documenti prescritti dalla normativa primaria e secondaria;
    c) l’effettivo svolgimento da parte del personale delle attività preordinate alla rilevazione, nell’ambito dell’esecuzione della prestazione professionale, di eventuali elementi di anomalia potenzialmente rilevanti ai fini dell’assolvimento dell’obbligo di segnalazione di operazioni sospette;
    d) l’adeguatezza e l’efficacia delle attività svolte dalla funzione antiriciclaggio e la funzionalità del complessivo sistema dei controlli interni.
  3. Gli interventi sono oggetto di pianificazione per consentire che le prestazioni professionali siano sottoposte a verifica in un congruo arco di tempo e che le iniziative siano più frequenti con riferimento agli incarichi caratterizzati da maggiore esposizione ai rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.
  4. La funzione di controllo di qualità svolge altresì interventi di follow-up al fine di assicurarsi dell’avvenuta adozione degli interventi correttivi delle carenze e irregolarità riscontrate e della loro idoneità ad evitare analoghe situazioni nel futuro.
  5. Le verifiche svolte dalla funzione sono documentate e i relativi atti, ove richiesti, sono prontamente forniti alle Autorità di vigilanza di settore e alla UIF (Unità Interna Finanziaria).
  6. La funzione redige inoltre una relazione annuale da sottoporre agli organi sociali, avente ad oggetto compiute informazioni sull’attività svolta e sui relativi esiti.

Siffatta distinzione, nel rispetto delle peculiarità delle singole funzioni, rivela l’importanza dell’organigramma:

  1. aziendale, quale rappresentazione grafica della struttura organizzativa dell’azienda,
  2. per la Qualità, volto ad indentificare i diversi livelli e funzioni coinvolti nell’implementazione, applicazione e miglioramento continuo del Sistema di gestione,
  3. per l’Antiriciclaggio e Lotta al finanziamento del terrorismo, quale presidio organizzativo per i soggetti obbligati al rispetto del D. Lgs. 21 novembre 2007 n. 231 e successive modifiche ed integrazioni.

Qualora, diversamente, la funzione in commento, intesa in termini isoniani, rientrasse nell’ambito del Management Systems Department piuttosto che di una specifica funzione Qualità, il rischio di confusione dei compiti delle due figure verrebbe meno.
In questo caso, infatti, sarebbero più agevolmente distinguibili i diversi ruoli e compiti dei soggetti che, da differenti prospettive, si occupano di “controllo di qualità”.

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Marcello Colaianni
Compliance & Mgmt Systems Consultant/Auditor
Certified DPO e DP Auditor UNI11697
Qualified ISO 37001 Auditor

iI CONSULENTE prima del RECRUITING: come prepararsi alla gestione delle risorse umane

L’Organizzazione che cerca la persona giusta per uno specifico ruolo ha, ragionevolmente, le idee chiare sulla risorsa di cui ha bisogno in termini di conoscenze, competenze e abilità.

Altre volte, però, può rivelarsi utile, in attesa di inserire in azienda le più idonee professionalità, ricorrere al Consulente … il che non vuole essere un’alternativa.
I vantaggi che ne derivano possono superare le aspettative e, persino, rivelare all’Organizzazione che quel che cerca è già lì, nella sua struttura.

Cosa intendo dire?

Mi è capitato di assistere un’azienda in cui occorreva affiancare alla vecchia guardia nuove risorse che portassero innovazione, creatività ed un approccio trasversale al problem solving.
Così facendo si è scoperta, da una parte, l’inaspettata disponibilità e flessibilità, di alcuni, a riconvertirsi in nuovi ruoli e posizioni, dall’altra, un rinnovato orgoglio di appartenenza, un miglioramento del clima aziendale e nuove forme di business development.

Altrove, si presentava la necessità di riorganizzare le funzioni di staff allo scopo di evitare inutili sovrapposizioni e, insieme, di assicurarsi circa l’applicazione dei requisiti di cui alla normativa, cogente e volontaria, di riferimento per l’Organizzazione.
L’analisi delle risorse, dei loro curricula e dei loro desiderata, ha permesso di coniugare sapientemente le esigenze aziendali con gli obiettivi personali all’insegna di una nuova politica di valutazione, valorizzazione e formazione del personale.
La parte legal è stata fortemente coinvolta con l’introduzione della funzione Compliance e del Management Systems Department. La funzione Auditing ha esteso il proprio campo di azione. I ruoli ispettivi, come quello del DPO, sono stati internalizzati lasciando interamente a professionalità esterne la composizione dell’OdV. Anche la Comunicazione interna ha preso in carico la gestione di un nuovo house horgan con la pubblicazione della vita, in azienda, della casa madre e delle sue filiali.
A questa rivoluzione copernicana hanno concorso anche le nuove leve.
Il mio contributo è stato quello di Consulente piuttosto che di Business Coach a seconda dei momenti ed esigenze che andavano presentandosi … e non è finita qui.

In altre due situazioni, proprio in previsione di selezionare risorse adeguate, ho ricoperto il ruolo di Temporary manager, dapprima con il compito di sovrintendere, anche operativamente, ai compiti del Servizio di Prevenzione e Protezione e come referente per il Sistema integrato QSA (Qualità, Sicurezza e Ambiente); quindi, in qualità di Responsabile interno del Trattamento dei Dati Personali (RTDP) ex D. Lgs. 196/03, l’attuale Privacy manager.
Successivamente, dal ruolo di Consulente a quello di Mentore il passo è stato breve.

La conclusione è presto detta:
care Organizzazioni, siate fiduciose e ben disposte. Non sempre la soluzione è lontana. Potreste stupirvi e scoprire di avere a portata di mano la risposta alle vostre domande.

Marcello Colaianni
Business, Corporate & Executive Coach
Certified DPO, DP Auditor e ISDP 10003 Auditor

Compliance & Mgmt Systems Consultant/Auditor

 

 

“Persone autorizzate” e “Soggetti designati” nella protezione dei dati personali.

L’introduzione, nel novellato D. Lgs. 196/03, dell’art. 2-quaterdecies: Attribuzione di funzioni e compiti a soggetti designati integra il disposto di cui all’art. 29 del GDPR.
Dalla comparazione fra il Reg. UE 679/2016 ed il nuovo Codice Privacy si riscontrano, però, delle differenze che suggeriscono qualche chiarimento.

Art. 29/679: Trattamento sotto l’autorità del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento:
Il responsabile del trattamento, o chiunque agisca sotto la sua autorità o sotto quella del titolare del trattamento, che abbia accesso a dati personali non può trattare tali dati se non è istruito in tal senso dal titolare del trattamento, salvo che lo richieda il diritto dell’Unione o degli Stati membri.

Art. 2-quaterdecies/196: Attribuzione di funzioni e compiti a soggetti designati
Il titolare o il responsabile del trattamento possono prevedere, sotto la propria responsabilità e nell’ambito del proprio assetto organizzativo, che specifici compiti e funzioni connessi al trattamento di dati personali siano attribuiti a persone fisiche, espressamente designate, che operano sotto la loro autorità.
Il titolare o il responsabile del trattamento individuano le modalità più opportune per autorizzare al trattamento dei dati personali le persone che operano sotto la propria autorità diretta.

 Dal combinato disposto dei suddetti articoli emerge che:

  • all’art. 29 prevale l’elemento fondante delle istruzioni che devono essere fornite per poter trattare dati personali soprassedendo ad aspetti altrettanto fondamentali;
  • “chiunque” può essere, indifferentemente, una persona fisica o una persona giuridica quindi anche un soggetto diverso dal dipendente purché svolga le attività di trattamento sotto l’autorità del Titolare/Responsabile;
  • al contrario, nell’art. 2-quaterdecies, si parla specificatamente di persone fisiche;
  • il richiamo all’assetto organizzativo può riferirsi al coinvolgimento non solo di figure interne ma anche esterne all’insegna dell’adozione delle misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio; ciò coerentemente alla previsione dell’art. 29;
  • l’espressa designazione delle persone fisiche lascia ben intendere l’opportunità di una nomina scritta dei soggetti designati;
  • è data enfasi all’autorità del Titolare/Responsabile sotto la quale le persone autorizzate agiscono e i soggetti designati operano.

Il mio suggerimento è quindi quello di:

  • identificare i soggetti, interni ed esterni, che vengono autorizzati a trattare dati personali in virtù dei trattamenti a loro affidati;
  • identificare, per i soggetti interni, l’unità funzionale di appartenenza;
  • procedere ad una loro designazione scritta specificando i confini delle attività di trattamento autorizzate/affidate;
  • adottare misure di limitazione e contenimento dei margini di manovra dei suddetti soggetti;
  • fornire istruzioni puntuali e adhocratiche valutando differenti livelli di responsabilizzazione;
  • assicurarsi che tali istruzioni siano debitamente documentate.

Identificati i soggetti, occorre attivarsi con i dovuti crismi per la loro più appropriata definizione e organizzazione.

In questo senso, per esempio, il Contitolare, il Rappresentante ed il Responsabile del trattamento dei dati personali sono persone autorizzate, persone fisiche o giuridiche rientrando nell’accezione “chiunque” dell’art. 29. La loro disciplina, però, è specifica e riconducibile, rispettivamente, agli artt. 26, 27 e 28. Sono persone che possono, secondo esigenza, trovarsi inseriti o meno nell’organigramma aziendale.

Qualche esempio?

  • L’Organismo di Vigilanza è un Responsabile del trattamento (RTDP) a cui il Titolare ricorre dovendo effettuare per suo conto specifici trattamenti.
    Il Titolare è chiamato obbligatoriamente, per legge, a ricorrere all’OdV per lo svolgimento di trattamenti specifici, in adempimento al D. Lgs. 231/01.
    Trattamenti per i quali il Titolare determina finalità e mezzi pur rimanendo, in capo all’OdV, gli autonomi poteri di iniziativa e controllo, di vigilanza sul funzionamento e l’osservanza dei modelli e del loro aggiornamento.
    È un Responsabile interno perché trattasi di un organismo dell’ente.
  • Il Collegio sindacale è, allo stesso modo, un Responsabile al quale il Titolare ricorre, anche in questo caso, per obbligo di legge. È però esterno, fuori dall’assetto organizzativo.
  • Lo studio di consulenza del lavoro è Responsabile esterno perché a lui ricorre il Titolare per il trattamento la gestione delle paghe dei propri dipendenti. Il Titolare, volendo, potrebbe gestire in proprio tali trattamenti ma preferisce concentrarsi sul proprio core business e ricorrere all’outsourcing.
  • il DPO, è persona autorizzata rivelandosi, secondo i chiarimenti del Garante, sia persona fisica sia persona giuridica. Il suo ruolo è però specificatamente disciplinato dagli artt. 37 a 39.

Focalizzando l’attenzione sulle singole funzioni del Titolare (Azienda, Studio professionale, Associazione, Ente, ecc.) lo sguardo è sicuramente rivolto alle persone fisiche, agli individui che, in virtù dei compiti svolti, sono riconducibili ai soggetti designati.

Vi si riscontrano le seguenti figure:

  • il Privacy manager, che chiamato ad adeguare l’organizzazione ai requisiti della normativa sulla protezione dei dati personali, è soggetto designato in staff al Direttore generale;
  • l’amministratore di sistema, che amministra i componenti del sistema ICT per soddisfare i requisiti del servizio, è soggetto designato;
  • il Direttore del personale, così come i suoi collaboratori che trattano dati personali, è soggetto designato
  • e così via.

Per quanto sopra risulta evidente, quindi, l’importanza di porre la dovuta attenzione nell’individuazione di tutti i soggetti, dentro e fuori l’Organizzazione (Titolare), in qualità di persone autorizzate ovvero di soggetti designati, e dare così evidenza delle modalità organizzative nella distribuzione di ruoli e responsabilità all’insegna del principio generale e fondante di ACCOUNTABILITY soddisfacendo una delle principali azioni da intraprendere qual è la progettazione dell’organigramma per la data protection.

Marcello Colaianni
Certified DPO e DP Auditor UNI 11697

Certified DP Auditor ISDP 10003:2018 Scheme
Compliance & Management Systems Consultant/Auditor